U mag al sinds 2004 aan particulieren dit soort berichten alleen sturen, indien de particulier (consument) van u een klant, abonnee of relatie is, of, indien dat niet het geval is, de consument u daarvoor voorafgaande toestemming heeft gegeven.

Iemand die ooit een keer zijn gegevens, zoals zijn e-mailadres, bij u heeft achtergelaten doordat hij bijvoorbeeld een keer een digitale brochure heeft aangevraagd, is echter niet als klant, abonnee of relatie aan te merken. Er moet daadwerkelijk een relatie tussen u beiden bestaan.

Toestemming

Per 1 oktober a.s. mag u onder soortgelijke voorwaarden elektronische berichten sturen aan bedrijven. Indien dat bedrijf al een klant, abonnee of relatie van u is, of indien u toestemming heeft gekregen van dat bedrijf, mag u nog steeds e-mails en dergelijke blijven sturen. Is dat niet het geval, dan bent u aan het spammen. De toestemming moet wel uitdrukkelijk zijn gegeven. Een bepaling in uw algemene (gebruiks)voorwaarden of uw privacy policy, waarin deze toestemming wordt gesteld, is niet voldoende.

Ook als een bedrijf zijn gegevens (zoals info@x.nl) heeft opgenomen in een bedrijvengids, houdt dat geen toestemming in. Dit is alleen anders als daarbij expliciet staat vermeld dat het bedrijf ongevraagde marketingberichten wil ontvangen. Een bedrijf kan daarbij aangeven dat het slechts een bepaald soort berichten of berichten voor een bepaalde soort producten of diensten wenst te ontvangen.

Inhoud

Daarnaast mag de inhoud van uw berichten slechts mededelingen omtrent uw (soortgelijke) producten en diensten omvatten. U mag dus in uw berichten in beginsel geen producten en diensten aanprijzen van derden, tenzij de klant daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven.

Vandaar het veelgebruikte zinnetje 'Ik ga akkoord met het toezenden van elektronische berichten inzake producten en diensten van X en haar partners Y en Z'. Dit betekent niet dat u de verkregen gegevens aan uw partners mag verstrekken, noch dat uw partners zelf deze berichten mogen verzenden, maar slechts dat u berichten met aanbiedingen van uw partners mag verzenden.

In ieder bericht moet u ook een 'opt-out' opnemen: bijvoorbeeld een button, link of adres waar(mee) de klant kan aangeven dat hij uw berichten niet meer wenst te ontvangen.

Twijfel

Wat nu te doen? Controleer of uw zakelijke klantenbestand daadwerkelijk allemaal uit klanten of abonnees bestaat oftewel uit partijen waarmee u daadwerkelijk ooit een contract of abonnement heeft afgesloten. Stuur v& oacute;& oacute;r 1 oktober a.s. in ieder geval aan de zakelijke relaties die u eigenlijk niet als klant of abonnee kunt aanmerken en ook aan diegene over wie u twijfelt, een bericht (e-mail, fax, sms of mms) met daarin expliciet de vraag of de gegevens (zoals e-mailadres, telefoon- en faxnummer) nog correct zijn. En de vraag of zij in de toekomst nog steeds uw berichten inzake uw producten of diensten en die van uw (genoemde) partners willen ontvangen. Deze laatste vraag kunt u ook stellen aan uw daadwerkelijke klanten als u dat nog niet eerder had gedaan. Vergeet daarin niet de opt-out te vermelden.

Na 1 oktober mag dat niet meer, want dan spamt u toch nog.

(Menno Heerma van Voss is partner bij Solv Advocaten in Amsterdam.)