Harvard-docent Voss kan het weten. Hij leidde onderhandelingsteams over de hele wereld, van Bagdad tot Bogot& aacute;. Zijn cv is indrukwekkend. Hij is getraind door de FBI, Scotland Yard en Harvard. In 2000 werd hij benoemd tot FBI's belangrijkste internationale gijzelingsonderhandelaar. In die rol was hij verantwoordelijk voor het samenstellen en opleiden van een team van negentig agenten die continu gereedstaan om waar ook ter wereld Amerikaanse staatsburgers in gijzeling vrij te praten.

In 2007 begon hij zijn eigen adviespraktijk, de Black Swan Group. Dat betekende zijn entree in het bedrijfsleven en zijn vertrek bij de FBI. Afgelopen week nam hij voor het eerst een Nederlands klasje onder zijn hoede voor een eendaagse cursus onderhandelen onder druk.

Als coach en consultant vertaalt hij zijn FBI-ervaringen in strategisch advies voor zakelijke onderhandelaars. 'Dat is niet heel ingewikkeld', aldus Voss, 'want of het nu om een gijzelaar of een prijsafspraak gaat, doeltreffend onderhandelen stoelt altijd op dezelfde principes.'

En ook de aard van de onderhandelingen verschilt niet veel, denkt Voss. 'Gijzelnemers doen, zij het illegaal, "gewoon" zaken. En omgekeerd, in zaken maken mensen hun tegenpartij in onderhandelingen het liefst tot gijzelaar. Een voorbeeld: "Zonder die grote order van ons kunnen jullie het wel vergeten." Of: "In de huidige conjunctuur heb ik voor jou tien anderen voor deze baan." In essentie lijkt het erom te draaien wie de beste kaarten in handen heeft.'

Niet waar, als we Voss moeten geloven. Overwicht is een rekbaar begrip - een van de eerste en belangrijkste lessen van de Harvard-docent. 'Het gaat er niet om hoe sterk je denkt te staan ten opzichte van de tegenpartij. Veel belangrijker is hoe zij denken dat de kaarten liggen. Ga in de schoenen van de tegenpartij staan. Bedenk waar hun grens ligt en wat hun het meest waard is.'

Net als in het bedrijfsleven maken kidnappers keer op keer dezelfde fout, zegt Voss. 'Ze denken dat ze alle macht hebben in onderhandelingen. Omdat zij in handen hebben wat het meest waardevol is: een leven. Dus denken ze dat ze zich een heel grote mond kunnen veroorloven. Terwijl ze minstens zo afhankelijk zijn van de tegenpartij als andersom. Die moet het geld opbrengen, dat is waar het ze om te doen is.' Begonnen zij te dreigen, dan brak Voss de onderhandelingen abrupt af. 'Ze hebben je nodig en zullen op zo'n moment hun standpunten opnieuw overwegen.' Bij de FBI heeft hij altijd vanuit dat idee onderhandelt. Nooit vanuit de angst om te verliezen. Waar het om gaat? 'Het belang van de ander haarscherp voor de geest houden. Niemand zit voor niets aan tafel.'

Het bleek een succesvolle methode. 'De Amerikanen staan er in dit soort situaties om bekend dat ze niet snel over de brug komen. Die reputatie is enorm belangrijk. Japanners staan er in de kidnapwereld om bekend snel en veel te betalen. Daar vinden veel meer zakelijke ontvoeringen plaats. Reputatie is waanzinnig belangrijk. Daarom moet je in iedere onderhandeling heel goed aan de lange termijn denken.'

Dat geldt ook voor zakelijke onderhandelingen. 'Te weinig mensen zijn zich bewust van de reputatieschade die keihard en agressief onderhandelen oplevert. Op den duur gaan branchegenoten dit type onderhandelaars mijden. Ze plaatsen zichzelf buiten de markt en sterven een snelle dood.'

Maar de meest gemaakte fout aan de onderhandelingstafel is eindeloos proberen de tegenpartij te overtuigen. 'Overredingskracht is een enorm overschatte onderhandelingsstrategie.' Veel beter is het volgens Voss een statement te vervangen door een vraag. Op die manier wordt de tegenpartij gedwongen mee te denken.

Vragen naar het wat en hoe leveren het meest op. 'Stel: iemand doet een onrealistisch voorstel. Een ge& iuml;rriteerd nee ligt voor de hand, maar levert niets op. Vragen naar hoe iemand zich voorstelt hoe dat er dan voor jou uitziet, is veel productiever. Het resultaat: mensen gaan met elkaar meedenken. En mocht de reactie onverschillig zijn, dan zit er maar & eacute;& eacute;n ding op: opstaan en wegwezen.'

Dat is ook de enige oplossing voor onderhandelingen die uit de hand lopen. 'Dreigen is heel gebruikelijk, ook in zakelijke gesprekken. Daar moet je direct korte metten mee maken.'

Een dosis lef is kennelijk een vereiste voor een goed onderhandelaar. Weglopen en de poot stijf houden is nogal rigoureus in een bespreking waar de belangen groot zijn. Maar volgens Voss geldt: het geeft ruimte voor oplossingen. 'Want', hij blijft het herhalen, 'als ze geen belang hadden, dan hadden & uuml;berhaupt niet aan tafel gezeten.' En anders maar niet, luidt het devies van Voss. 'Durf vast te houden aan de lange termijn opbrengsten. Als je dat kunt, heb je sowieso een voorsprong.'

Aan een agressieve onderhandelingsstrategie kleeft nog een nadeel. 'Veel ceo's behoren tot het type vermijdende onderhandelaars. Die ervaren een onderhandeling als een conflict en houden er helemaal niet van. Ze zullen het dan ook zo veel mogelijk uit de weg gaan. Liever werken ze zich uit de naad om de oplossingen zelf aan te dragen. Dat maakt ze heel waardevol en succesvol. Maar onderhandelingen met mensen van het agressieve of overassertieve soort gaan ze uit de weg.'

De beste onderhandelaars zijn volgens Voss extreem goede luisteraars met een oor voor het belang van de tegenpartij. Ze zijn assertief, hebben geduld en een een langetermijnvisie. Ze houden altijd de langetermijnrelaties in het vizier. En ze laten zich niet leiden door angst. 'Je mond houden en luisteren, dat loont.'