'Vorig jaar brachten we een offerte uit voor een groot notariskantoor met 170 medewerkers. Ze wilden de overstap maken van een traditioneel naar een online IT-systeem. Hun eisen waren hoog. Ze wilden bijvoorbeeld dat ze bij een eventuele storing binnen vijf minuten een back-up konden terugzetten, zodat het passeren van aktes niet in gevaar zou komen.

'Ook aan de snelheid en opslagcapaciteit stelden ze hoge eisen. Samen met een ander IT-bedrijf stonden we op de shortlist van partijen die een offerte mochten uitbrengen. We zouden allebei een presentatie geven en de partij met de beste oplossing zou de deal krijgen, zo was de procedure.We kwamen als beste uit de bus en kregen de opdracht. De details zouden we later uitwerken.'

'Terug op kantoor ging de champagne open. Het ging om een opdracht van euro 300.000 eenmalig plus een onderhoudscontract van euro 70.000 per jaar. Voor ons is dat een grote opdracht. De prijs viel zo hoog uit omdat er een complete schaduwomgeving moest worden neergezet.'

Onbereikbaar

'Na de presentatie verliep de samenwerking ineens minder soepel. Het bleek dat de interne IT-verantwoordelijke niet was gekend in de hele procedure. Die man werkte al twintig jaar bij het notariskantoor en voelde zich - begrijpelijk - gepasseerd. Hij zag ons als een bedreiging, te meer omdat zijn baan zou komen te vervallen nu al het IT-werk extern zou worden ondergebracht. Hij zaaide onrust door te verkondigen dat onze oplossingen niet deugden. En dat terwijl we voldeden aan de specificaties die ons waren opgelegd.'

'Ook was mijn vaste contactpersoon ineens onbereikbaar. Ze reageerde wekenlang niet op e-mails en telefoontjes. Ik maakte een afspraak buiten haar om, via haar secretaresse. Dat viel helemaal verkeerd en werd als uiterst brutaal gezien. Maar we hadden een deal en de deadline voor de oplevering kwam dichterbij. Ik moest iets doen om in gesprek te raken.

Buurman

'Uiteindelijk kwam de aap uit de mouw. Het oorspronkelijke plan was losgelaten en de eisen aan het systeem waren flink naar beneden bijgesteld. Op zich is dat geen probleem, als we daarvoor een aparte offerte hadden kunnen uitbrengen. Maar intussen was de opdracht al gegund aan de buurman van een van de partners van het notariskantoor. We waren simpelweg buitenspel gezet.'

'We hadden veel tijd besteed aan het voorbereiden van de presentatie en na de gunning gingen we gelijk aan de slag. We hadden de testomgeving al ingericht toen het project werd afgeblazen. We hebben zeker voor euro10.000 aan uren in het project gestoken.'

'Het heeft onze groei niet in de weg gestaan. Onze omzet verdubbelt jaarlijks en we zijn genomineerd voor diverse prijzen voor groeibedrijven. Uiteindelijk hebben we euro 5000 vergoed gekregen. Het gaat me niet zozeer om het geld, maar vooral om de manier waarop het gebeurde. Je verwacht dat een notariskantoor integer handelt en zijn afspraken nakomt. We hebben ervan geleerd dat zaken eerst zwart op wit moeten staan voor we aan de slag gaan. De champagne gaat voortaan pas open als de inkt droog is.'

• Computication
• Activiteit: IT-bedrijf
• Opgericht: 2003
• Gevestigd: Zeist
• Medewerkers: 22
• Ondernemers: Martijn van der Schaaf (31) en Jan Martijn Broekhof (31)
• Jaaromzet 2009 (prognose): euro 1,8 mln