Door Nienke Pleysier, foto’s Friso Keuris

Iedere zichzelf respecterende ondernemer of directeur heeft er wel een: de personal assistant. Wie zijn deze rotsen in de branding die altijd weten te zorgen voor de beste tafeltjes in de nieuwste restaurants, een sluitende agenda en ook nog in de gaten houden dat meneer of mevrouw zichzelf niet voorbij rent? Drie PA’s geportretteerd.

Natuurlijk vallen dit soort calamiteiten wel eens samen met een etentje of afspraak aan mijn kant. Dat vind ik geen probleem. Als ik het dan toch heb kunnen regelen, smaakt dat glas wijn na afloop des te beter. Ik ben single dus ik hoef geen rekening te houden met een thuisfront, dat scheelt ook. En als ik een periode heb waarin ik wel aan het daten ben, dan zeg ik ook gerust nee tegen Edwin. “Sorry, je kan me niet over een uurtje terugbellen want ik heb straks een date.” Dat vindt hij hartstikke leuk voor me. We bespreken uitgebreid wie, wat, waar, en het onderwerp waar hij eigenlijk over belde, wacht dan gewoon tot de volgende dag.

Ook mijn vriendenkring weet niet beter dan dat ik op rare tijden telefoontjes krijg. Uiteraard is het voor mij belangrijk om een gezellig sociaal leven te hebben, maar tegelijkertijd wil ik nauw betrokken zijn bij wat er hier gebeurt. Ik vind het lekker om part of the team te zijn en kan er slecht tegen als er dingen buiten mij om gebeuren. Vorig jaar heb ik griep gehad; ik heb me toen voor het eerst in jaren ziek gemeld. Ik kan moeilijk dingen loslaten. Als iemand anders het overneemt, denk ik toch dat ik het beter kan. Bovendien voel ik me snel schuldig, omdat ik weet hoe lastig Edwin het vindt als ik er niet ben.

We hebben letterlijk aan een half woord genoeg. Iedere ochtend belt hij vanuit de auto, nadat hij de kinderen naar school heeft gebracht. Aan zijn stem hoor ik al wat de modus is. Of ik gelijk to the point moet komen en tsjak, tsjak alle agendapunten en de dagplanning doorspreek of dat we de televisieprogramma’s van de vorige avond nog even kunnen doornemen. We zijn zo goed op elkaar ingespeeld. Als ik een weekje op vakantie ben geweest, zegt hij bij terugkomst trots: “Goed hè, ik heb je de hele week niet gebeld!” Maar dan ziet hij er wel uit alsof hij een halve marathon heeft gelopen.’

Manusje-van-alles, zo noem ik mezelf weleens. Ik zorg er iedere dag voor dat Edwin goed voorbereid ten tonele kan verschijnen. Vroeger deed ik dat met papieren dagmappen met daarin alle documenten voor meetings en vergaderingen; tegenwoordig gaat alles digitaal. In zijn mail zet ik alle documenten klaar, zodat hij die overal op zijn iPad kan bekijken. Ik heb mezelf ook lang “secretaresse” genoemd. Om te provoceren. Mannen zijn nog steeds een uitzondering in deze functie. Zonde dat dit leuke vak, vooral door mannen, niet altijd op waarde wordt geschat. Geen dag is hetzelfde en je hebt een enorme verantwoordelijkheid.

Een goed huwelijk staat of valt met vertrouwen en dat geldt ook voor de verhouding tussen een PA en zijn baas. Geef mij de ruimte en ik floreer. Dat heb ik ook in mijn sollicitatiegesprek met Edwin gezegd: je moet durven loslaten. Met iemand die alles controleert en niks uit handen geeft, kan ik niets. Dat moet groeien, maar inmiddels vaart Edwin blind op mij en voel ik feilloos aan wat hij wil. Daarvoor moet ik in zijn huid kunnen kruipen en mijn eigen “ik” uitschakelen. Ik moet inschatten in wat voor restaurant Edwin wil eten, hoeveel tijd hij nodig heeft voor een afspraak en wat zijn prioriteiten zijn op een dag. Ook in zijn privé­leven probeer ik de balans te bewaken. Nu er een tweede kindje op komst is, zorg ik ervoor dat hij niet te vaak ’s avonds op pad hoeft en ik overleg regelmatig even met zijn vrouw.

Als Edwin goed functioneert, doe ik mijn werk goed. Natuurlijk is het lang niet altijd leuk om altijd maar alles op te moeten lossen. Dat Edwin aan het touwtje trekt, en ik weer in de startblokken sta. Daar moet je tegen kunnen. Een ander zou zich misschien een loopjongen voelen, maar daar heb ik geen last van. Ik heb nog nooit een vraag gehad waarvan ik dacht: dat is me te gek. Als zijn auto naar de garage moet, breng ik die. Edwin kost nu eenmaal te veel om bij de Carglass te gaan zitten wachten.’

Anne-Marie en ik werken al tien jaar samen. In die jaren is onze band heel hecht geworden. Afgelopen jaar is haar man, die ook medeoprichter van Search was, na een lang ziekbed overleden. Anne-Marie en hij hadden gevraagd of een collega en ik wilden helpen bij het organiseren van zijn afscheid. Het was heel dierbaar en bijzonder om dit met hen te delen. Die avond bij hen aan tafel, waarin de ceremonie tot in het kleinste detail werd besproken, zat ik daar als vriendin en niet als werknemer. De grens tussen werk en privé was op dat moment totaal vervaagd. En zoals dat in vriendschappen gaat: haar verdriet voelde bijna als mijn eigen verdriet.

Die nauwe betrokkenheid maakt dat ik haar behoeften goed kan inschatten. Maar het feit dat onze relatie ook vriendschappelijk is, maakt niet dat we iedere middag gezellig met een kopje thee zitten te kletsen. Daar hebben we geen tijd voor. Op kantoor wordt er gewoon keihard gewerkt. Anne-Marie loopt over van de ideeën en daar moet vaak zo snel mogelijk gevolg aan worden gegeven. Dan is het alles aan de kant, en in actie.

De dag verloopt eigenlijk nooit zoals ik van tevoren verwacht. Anne-Marie schakelt heel snel en dat moet ik kunnen en willen volgen. Gelukkig vullen we elkaar goed aan. Anne-Marie is een echt ideeënmens, ik ben van de uitvoering en de nuance. Zij is van de voorgrond, ik van de achtergrond. Ik organiseer ook mede de boeklanceringen, congressen en andere evenementen van Search. En als we dan weer een mooi evenement hebben neergezet en ik Anne-Marie zie schitteren op het podium, ben ik trots. Zij voelt zich thuis op het podium, ik in de coulissen.’

‘We hebben hier een tijdje de running gag gehad: wie bel je als je koppeling stukgaat? De ANWB of Karen? Op weg naar een etentje had Edwin me een keer in paniek opgebeld: “Karen! Mijn koppeling is stuk! Ik sta stil op een kruispunt. In Den Bosch!” Daar had ik vanuit Amsterdam niet zo gauw een passend antwoord op. Behalve vre-se-lijk hard lachen. Toen heb ik maar een vervangende auto geregeld. Ook krijg ik wel eens een telefoontje ’s avonds heel laat vanuit het buitenland: “Karen, waar slaap ik eigenlijk?” Dat heb ik dan keurig geregeld hoor, maar uiteraard is in de loop van de dag het mapje met alle logistieke informatie ergens blijven liggen.Natuurlijk vallen dit soort calamiteiten wel eens samen met een etentje of afspraak aan mijn kant. Dat vind ik geen probleem. Als ik het dan toch heb kunnen regelen, smaakt dat glas wijn na afloop des te beter. Ik ben single dus ik hoef geen rekening te houden met een thuisfront, dat scheelt ook. En als ik een periode heb waarin ik wel aan het daten ben, dan zeg ik ook gerust nee tegen Edwin. “Sorry, je kan me niet over een uurtje terugbellen want ik heb straks een date.” Dat vindt hij hartstikke leuk voor me. We bespreken uitgebreid wie, wat, waar, en het onderwerp waar hij eigenlijk over belde, wacht dan gewoon tot de volgende dag.Ook mijn vriendenkring weet niet beter dan dat ik op rare tijden telefoontjes krijg. Uiteraard is het voor mij belangrijk om een gezellig sociaal leven te hebben, maar tegelijkertijd wil ik nauw betrokken zijn bij wat er hier gebeurt. Ik vind het lekker om part of the team te zijn en kan er slecht tegen als er dingen buiten mij om gebeuren. Vorig jaar heb ik griep gehad; ik heb me toen voor het eerst in jaren ziek gemeld. Ik kan moeilijk dingen loslaten. Als iemand anders het overneemt, denk ik toch dat ik het beter kan. Bovendien voel ik me snel schuldig, omdat ik weet hoe lastig Edwin het vindt als ik er niet ben.We hebben letterlijk aan een half woord genoeg. Iedere ochtend belt hij vanuit de auto, nadat hij de kinderen naar school heeft gebracht. Aan zijn stem hoor ik al wat de modus is. Of ik gelijk to the point moet komen en tsjak, tsjak alle agendapunten en de dagplanning doorspreek of dat we de televisieprogramma’s van de vorige avond nog even kunnen doornemen. We zijn zo goed op elkaar ingespeeld. Als ik een weekje op vakantie ben geweest, zegt hij bij terugkomst trots: “Goed hè, ik heb je de hele week niet gebeld!” Maar dan ziet hij er wel uit alsof hij een halve marathon heeft gelopen.’Karen Evans (43)Personal Assistant van Edwin Hageman (42), ceo van communicatiedienstverlener BT Benelux

Wat zou u zonder haar moeten? ‘Als zij er niet is, word ik nerveus. We zijn zo op elkaar ingespeeld. Bij het plannen van vakantie staan we dan ook voor een duivels dilemma: gaat ze tegelijk met mij, zodat ik haar niet hoef te missen? Of moet ze dan juist op de zaak zijn, zodat ik me geen zorgen hoef te maken? We zijn er nog steeds niet uit.’ Beste eigenschap? ‘Haar commitment.’ Wat geeft u nooit uit handen? ‘Mijn privéagenda beheer ik zelf, al lopen werk en privé behoorlijk in elkaar over. Karen leest natuurlijk ook al mijn mail. Ik heb geen geheimen. En als ik ze had, dan zou zij ze als eerste weten.’

Wat zou u zonder hem moeten? ‘Anthony ondertekent zijn interne mail met MVA: manusje-van-alles. Dat typeert hem. Bij onze eerste kennismaking zei hij: ik ben er om jou te ontlasten. Zonder hem zou ik aan mijn eigenlijke werkzaamheden waarschijnlijk niet toekomen.’ Beste eigenschap? ‘Anthony kan heel goed rust en orde in de chaos brengen. Toen ik zijn cv voor het eerst onder ogen kreeg, moest ik wel even schakelen: een man in deze functie? Maar het werkt fantastisch. We zijn heel open en eerlijk tegen elkaar. En mijn vrouw is er geloof ik ook wel blij mee.’ Wat geeft u nooit uit handen? ‘Er is niets wat ik hem niet zou kunnen vragen. Hij mag alles inzien. Ook vertrouwelijke stukken. Maar we hebben ieder onze eigen rol. De inhoudelijke dingen doe ik zelf.’

Wat zou u zonder haar moeten? ‘Karin en ik hebben lief en leed gedeeld. Mijn man is acht jaar ziek geweest, en dat hele proces heeft zij meegemaakt. Haar zoontje werd geboren toen hij overleed. Dat schept een heel diepe band, die niet zomaar te vervangen is. Vroeger dacht ik: een PA, wat moet ik daarmee? Toen had Search nog drie medewerkers, nu 230. Ik zou niet meer zonder kunnen.’ Beste eigenschap? ‘Karin is doortastend en daar hou ik van. Daarnaast houden we van gezelligheid en zijn we beiden gevoelsmensen. Wat overigens niet wil zeggen dat het hier een soort theekransje of zelfhulpgroep is. Professionaliteit is ook een van haar goede eigenschappen.’ Wat geeft u nooit uit handen? ‘Mijn iPad bedien ik graag zelf. Daar staat mijn leven in.’