Taco Scheper: 'Na mijn heao begon ik een computerhandel en bij toeval ben ik in de industriële computers gerold. We bouwen systemen op maat, op basis van specificaties van de klant. Zo werken we voor een producent van eierverwerkingsmachines.'

'Elk ei wordt van de kip tot de winkel gevolgd. Computers volgen dat proces en zijn ook nodig om eieren te sorteren en eventueel af te keuren. In elke machine zitten vijf pc's van ons.'

'Met uitzondering van 2008 en 2009, toen we 5% omzetverlies hadden, zijn we elk jaar gegroeid. Vorig jaar hebben we 5000 systemen geleverd en boekten we met euro 7 mln een recordomzet. We werken inmiddels met 19 mensen.'

Bouw pakket

'In de begintijd van mijn bedrijf bouwde ik mijn eigen CRM-pakket, waarin de gegevens van klanten, leveranciers en onderdelen waren opgeslagen. Ook kon ik heel makkelijk offertes maken met dat systeem. Ik breidde het steeds verder uit en het was precies op onze behoeften afgestemd.'

'Enkele jaren geleden werd ik gebeld door innovatienetwerk Syntens voor een gratis adviesgesprek. Daar stond ik wel voor open, want slechter zou ik er niet van worden. Na het eerste gesprek volgde een groepsgesprek met al onze medewerkers over de sterke en zwakke kanten van ons bedrijf.'

Veel& nbsp;op voorraad

'Dit leidde tot een helder advies: vervang het CRM-pakket. We hadden geen voorraadbeheersysteem en dat begon ons op te breken. Het verschil tussen de technische en economische voorraad werd steeds groter.'

'We hadden bijvoorbeeld veel harde schijven op voorraad, maar konden niet zien hoeveel er daarvan al waren verkocht. Voor zowel inkoop, verkoop als productie werd de situatie steeds minder werkbaar.'

'Ik had er geen moeite mee mijn zelfontwikkelde systeem terzijde te schuiven, maar ik ben wel gezond zuinig. Het pakket dat ik had gebouwd, was misschien niet 100%, maar het werkte wel. Ik schrok van de prijzen van de grote partijen, die met offertes kwamen van boven de euro 100.000.'

Aankoopbeslissing

'Bij mijn aankoopbeslissing lette ik eerst op de snelheid waarmee leveranciers reageerden op mijn offerteverzoek. Sommige bedrijven reageerden pas na twee weken. Kijk, als de commerciële afdeling al twee weken nodig heeft, geeft me dat weinig vertrouwen in de ondersteuning van de technische afdeling. Liefst doe ik zaken met bedrijven met dezelfde omvang, want dat communiceert vaak het beste. Een partij als SAP past bijvoorbeeld bij Philips, niet bij ons.'

'Vervolgens keek ik uiteraard naar de functionaliteiten. Mijn database was te overzien, er stonden enkele tienduizenden records in. Ik zocht een pakket dat even snel en flexibel was als mijn eigen systeem. Hoe vaak hoor je niet van mensen: "Sorry, dat kan ik niet aanpassen in ons systeem." Dergelijke software wilde ik beslist niet hebben.'

Gouden greep

'Uiteindelijk kochten we het CRM-pakket van Stb uit Houten. Na drie maanden voorbereiding was het systeem in de lucht. Er waren wat kinderziektes, maar die waren te overzien. Het systeem kostte ons euro 35.000.'

'Het bleek een gouden greep. We maken nu veel makkelijker offertes, orders en facturen aan en de bestellijsten rollen automatisch uit het systeem. Onze voorraad is altijd up-to-date.'

Groei

'Meteen het jaar erna plukten we de vruchten van het nieuwe pakket. Van een partij die geldtelmachines produceert, kregen we een opdracht voor 1100 pc's. In datzelfde jaar groeide de reguliere omzet ook nog eens met 20%.'

'Die groei hadden we met het oude systeem nooit kunnen managen. Dan hadden we door de tijdsdruk ontevreden klanten gehad en waren we geheid omzet misgelopen. Nu kunnen we met minder tijd meer werk aan.'

De feiten
Taco Scheper

• Bedrijf - HPS Industrial
• Activiteit - Productie industriële computers
• Medewerkers -& nbsp;19
• Gevestigd- Scherpenzeel
• Omzet - euro 7 mln