Eigenaresse Henriëtte de Jong van kindermeubelenfabrikant Jet4Kids zag het mis zien met een order uit IJsland, staat op Agentschap.nl. ‘We waren groen als gras en verstuurden alles zonder verzekering en bankgarantie. Bij de eerste order werd binnen een maand betaald. De tweede order is nooit betaald. We hebben er een deurwaarder op gezet. Ik denk dat we blij mogen zijn als we nog 60% betaald krijgen.’

Het internationaal zakendoen kent vijf beproefde manieren om ervoor te zorgen dat de factuur wel wordt betaald. In deze serie passeren de belangrijkste betalingscondities de revue. Te beginnen bij het documentair accreditief, ook wel letter of credit geheten. Dit document geeft de importeur meeste zekerheid dat hij de juiste goederen ontvangt en de exporteur dat hij op tijd betaald wordt.

Hoe krijg ik de factuur betaald?

1. Documentair accreditief (letter of credit)
2. Vooruitbetaling
3. Bankgarantie
4. Documentair incasso
5. Kredietverzekering

Het documentair accreditief is een verplichting van een bank aan de exporteur een bepaald bedrag op een bepaalde datum uit te betalen of een wissel te accepteren. Omdat de bank van de importeur betaling garandeert aan de leverancier als deze tijdig de in het accreditief beschreven documenten aanbiedt, is de meest betrouwbare betalingsconditie. De verkoper heeft zekerheid over de betaling en de koper over zijn goederen. Volgens juriste wegvervoerrecht Shula Stibbe van stichting Vervoeradres, dat vervoerders van documenten voorziet voor logistieke transacties, om de simpele reden dat de bank zich tussen kopende en verkopende partij schaart. ‘Je weet als ondernemer zeker dat het geld er is en ook overgemaakt zal worden.’

Volgens hoofd trade sales Piet Bezemer van ABN Amro geeft het accreditief de meeste zekerheid dat de factuur daadwerkelijk wordt betaald. Hij ziet Nederlandse ondernemers die zaken doen in de Europese periferie er in toenemende mate gebruik van maken. Bij transacties met een prijs van € 30.000 a € 40.000 is het een veelgebruikt middel om de factuur veilig te stellen. ‘In de export naar andere Europese landen werd traditioneel de letter of credit niet veel gebruikt. Dat is veranderd omdat enkele Zuid-Europese economieën stotteren.’

Spanje, Griekenland en Italië

Hoe groter de onzekerheid hoe interessanter het accreditief wordt. Vivienne van Eijkelenborg van baby-artikelenproducent Difrax doet zaken in Spanje, Griekenland en Italië. Toch maakt zij zelden gebruik van het betalingsmiddel. Ze vindt het document alleen bruikbaar bij eenmalige transacties of transacties met onbekende partijen of partijen in economisch instabiele landen. Dat is bij Difrax zelden het geval. ‘Wij gaan langdurige relaties aan met leveranciers, hebben relatief goede betaaltermijnen afgesproken en doen ook geen zaken in economisch instabiele landen.’

Grote bedragen

Het accreditief is ook geschikt voor grote transacties, weet cosmeticakoningin Ariane Inden. Zij laat bij één fabrikant voor aanzienlijke bedragen cosmetica produceren met eigen verpakkingen en recepturen. Vooraf moet Inden soms een ton afrekenen, terwijl de levertijd kan oplopen tot ruim een half jaar. Eenzelfde bedrag maakt  zij vlak voor levering over met opnieuw het risico dat na de tweede betalingstermijn de levering nog maanden op zich laat wachten. Inden dwingt met het accreditief de leverancier op de aantal precies te leveren op de afgesproken datum. ‘Als een dag te laat geleverd wordt, krijgt de producent zijn geld niet van de bank, terwijl de producten en verpakkingen geproduceerd zijn. Als de kwaliteit daarvan niet aan de eisen voldoet, gaat de bank evenmin over tot betaling,’ zegt Inden.

Ingewikkeld

Een aantal ondernemers slaakt desondanks een zucht bij het woord accreditief. De voorwaarden zijn ‘ongelooflijk ingewikkeld’ vindt Van Eijkelenborg. ‘Ik heb wel eens gelezen dat bij 70% van de accreditieven partijen zich niet aan de voorwaarden hebben kunnen houden.’

De ervaring van Bezemer is: hoe hoger het wantrouwen met hoe meer voorwaarden het accreditief wordt ingekleed. ‘Je ziet soms twijfelachtige teksten voorbij komen. Bij kleine bedrijven voor wie het accreditief geen dagelijkse kost zie je soms dat de boekhouder het accreditief in elkaar heeft gefröbeld. Dat soort bedrijven zou vaker gebruik moeten maken van de expertise van de bank.’

Voorwaarden

Volgens Stibbe kan veel worden voorkomen door kennis te nemen van de standaard voorwaarden van het accreditief. Die zijn afkomstig uit Uniform Customs en Practice for Documentary Credit, vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel en door iedere ondernemer te raadplegen. ‘Het ligt vaak aan de communicatie. Als koper en verkoper onderling afspreken dat paar schoenen niet te leveren en ze geven dat niet door aan de bank kan het misgaan met het accreditief.’

Van het stigma duur zal het accreditief niet snel afkomen. Door tussenkomst van de bank is het samen met de kredietverzekering relatief de duurste betalingswijze. Toch vindt Inden dat een relatief begrip, zeker als veel geld is betaald, producten niet worden geleverd en haar afnemers morren omdat zij niets in het schap hebben staan. ‘Achteraf dingen proberen enigszins recht te trekken met rechtszaken is iets waar ik geen energie in wil stoppen.’