Een fabrikant in China, de regels

‘In China zijn kwalitatief uitstekende fabrikanten te vinden,’ zegt eigenaresse Vivienne van Eijkelenborg van Difrax. De babyartikelen van het Bilthovense bedrijf worden, onder andere, in 15 fabrieken in China gefabriceerd. ‘Daar zitten ook fabrieken tussen waar mijn ouders dertig jaar geleden al mee werkten.’

Lees ook: 'Goedkoop produceren in China is verleden tijd'

China was dus geen onbekend productieland voor Van Eijkelenborg toen zij in 1999 Difrax van haar ouders overnam. Zij importeerden al babyartikelen uit het Aziatische land. Toen Van Eijkelenborg het familiebedrijf ombouwde van handelsonderneming in doorsnee babyartikelen naar producent van innovatieve babyproducten veranderde ook de relatie met China. Ze importeerde niet langer door Chinezen bedachte en geproduceerde babyproducten, maar ging in het land op zoek naar een fabrikant voor zelfontwikkelde babyartikelen.

Eigen netwerk

De zoektocht begon in het eigen netwerk. Productiepartners in China werden ingeschakeld, partijen waarmee Difrax in Europa werkte en experts en adviseurs. Grote Chinese beurzen in Hong Kong en Guangzhou werden bezocht en op de Europese beurzen werden de visitekaartjes ingenomen van Chinese fabrikanten die hun diensten aanboden. ‘Je denkt op zo’n beurs soms: ik ben hier om te verkopen en daar heb je weer zo’n Chinees, maar het zijn vaak de goede fabrikanten die de moeite nemen en het geld hebben om een vliegticket naar Europa kopen,’ zegt Van Eijkelenborg.

‘We checken fabrikanten nadien altijd grondig,’ vervolgt ze. ‘Bij een potentieel geschikte fabrikant vraag ik producten op om de kwaliteit te controleren. Als die in orde is en we kunnen in het Engels met de fabriek communiceren zonder tussenkomst van een tolk dan laten we een proefproduct maken. Dat gaat vervolgens langs alle officiële testkanalen en kwaliteitscontroles, we produceren tenslotte een A-merk. Als dat goed uitpakt dan kunnen we in zee met de fabriek,’ zegt Van Eijkelenborg.

Uitbesteden

Van uitbesteden en achterover leunen is daarna zeker geen sprake. De onderneemster is veel tijd kwijt aan China. ‘Er is altijd wel iets aan de hand. Dan ligt er weer een schip vast in de haven van Shanghai, dan is er een container zoek of zit het product niet in het juiste doosje. Je bent er constant mee bezig.  Vanwege de afstand tussen Nederland en China moet ik altijd meer voorraad aanhouden dan noodzakelijk. Het duurt zo drie maanden voordat een product af van de fabriek in Nederland arriveert. En tussen betalen voor de productie en zelf betaald krijgen na de verkoop zit gemiddeld een half jaar.’

Directeur Reinier Duyfjes van Duyfjes Trading heeft tips voor het MKB voor het vinden van een betrouwbare fabriek in China. Zijn bedrijf, onder andere gevestigd in Sjanghai, helpt Nederlandse bedrijven in het land bij het vinden van leveranciers en het in gang zetten van de productie. ‘De oostkust van China is helemaal ingesteld op productie. Ze kunnen in het land heel efficiënt werken omdat ze alle middelen bij elkaar hebben,’ zegt Duyfjes.

Tip 1:  Kwaliteit

In China kunt u kiezen uit grote en kleine fabrikanten. Als uw orders niet zo groot zijn, zien grote fabrikanten u als kleine partij  Hierdoor krijgen deze geen aandacht, geen prioriteit bij de productie en bekommert niemand zich om de kwaliteit. Grote fabrikanten zijn beter georganiseerd en bieden betere kwaliteit, maar zijn (vaak) duurder en minder flexibel dan kleinere fabrikanten. Die bieden vaak betere prijzen maar zijn minder georganiseerd. Daardoor is de kwaliteit minder betrouwbaar.

Tip 2: Heldere specificaties

Maak een lijst met specificaties en verwachtingen. Hoe kunt u anders klagen als u ontevreden bent? Laat deze door uw fabrikant stempelen en tekenen. Deze lijst kunt u later gebruiken om de kwaliteit na te lopen.

Tip 3: Controle voor verscheping

Niet goed, geld terug bestaat niet in China. Grote bedrijven kunnen wel dit soort regelingen treffen, maar als MKB'er zou ik nergens op rekenen. Overtuig uzelf van de kwaliteit van de producten voordat deze worden afgeleverd bij de vervoerder. Het is lastig om container goederen terug China in te krijgen en het komt de relatie met de fabrikant niet ten goede. Als u pas in Nederland kwaliteitsproblemen ontdekt, is het waarschijnlijk tien keer duurder om deze op te lossen dan in China.

Tip 4: Let op fabels

Als u succesvol wilt inkopen, moet u de mooie verhalen scheiden van de feiten. Leveranciers laten altijd goede monsters zien. Bezoek de fabriek, onderzoek de fabrikant, vraag om referenties en inspecteer de kwaliteit van de productiefaciliteiten en producten. Houd rekening met verrassingen en calculeer enkele weken vertraging in. Wees realistisch en alert.

Tip 5: Betalingsvoorwaarden

Bewaak uw machtspositie. Zorg ervoor dat betalingsvoorwaarden niet nadelig voor u zijn. Een 30% aanbetaling en 70% bij de factuur of lading is een goede manier om een fabrikant gemotiveerd te houden. Hij besteedt 70% van zijn verkoopprijs aan de inkoop van materialen en heeft pas 30% van u ontvangen. U betaalt het resterende bedrag pas als de kwaliteit en kwantiteit is bevestigd door de vrachtbrief.

Tip 6: Rode loper

Vaak gaat de rode loper voor u uit in China. Fabrikanten sloven zich voor u uit. Als eenmaal de bestelling is geplaatst, kan dat veranderen. Nu moet u ineens de fabrikant tevreden houden, willen hij zijn best doen voor de order. Het idee dat de klant koning is, is dan snel verdwenen en u staat voor de uitdaging om alles in goede banen te leiden.