Met de komst van de coronacrisis steeg het aantal verzuimmeldingen in maart binnen mkb-bedrijven met maar liefst 60%, blijkt uit onderzoek van de arbodiensten ArboNed en HumanCapitalCare. Een historische piek die opvallend genoeg in april en mei alweer werd opgevolgd door een ongekende daling: 40% lager dan gebruikelijk in deze periode.

Opmerkelijk, want het duurt gemiddeld langer dan dat voordat een zieke medewerker weer is hersteld. Beide arbodiensten waarschuwen dan ook voor een toename van langdurend verzuim door psychische klachten als gevolg van de coronacrisis en de nieuw ontstane werksituaties. Werkgevers kunnen met behulp van de volgende 10 inzichten nu ingrijpen om het psychisch verzuim in de organisatie zoveel mogelijk te beperken.

Inzicht 1: Het ligt niet aan de medewerker

‘Heel lang dachten we dat het aan mensen zelf ligt wanneer ze werkstress ervaren of in een burn-out terechtkomen. Maar inmiddels weten we beter. Stress en burn-out zijn het gevolg van de grote hoeveelheid eisen die werkgevers stellen aan hun medewerkers.’ Aan het woord is prof. dr. Fred Zijlstra, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie aan de Universiteit van Maastricht. Uit recent onderzoek van TNO blijkt dat 47 procent van de werknemers vaak of altijd buiten werktijd bereikbaar is en 28 procent ervaart informatie-overload.

Zijlstra: ‘Medewerkers staan voortdurend op “aan” en de grens tussen werk en privé vervaagt. Ons lichaam is niet berekend op dit alles omdat er geen tijd meer is voor herstel. En het belang van herstel wordt enorm onderschat. Gemiddeld genomen heeft een mens twee uur tijd nodig om af te schakelen. Dat wil zeggen dat biologische processen als bloeddruk, hartslag en aanmaak van hormonen in de ruststand terechtkomen zodat het lichaam kan herstellen. Wie ‘s avonds laat nog mails beantwoordt of alleen al denkt aan werk, herstelt dus niet. En wie niet voldoende herstelt, krijgt onherroepelijk last van stress, of erger: burn-out. Aan werkgevers de uitdaging om samen met hun medewerkers te zoeken naar een gezonde balans tussen werk en herstel.’

Inzicht 2: Grijp in bij de eerste signalen

‘Een werkgever die de eerste voortekenen van stress bij een medewerker signaleert, is eigenlijk al te laat’, zegt dr. Truus van Amerongen, bedrijfsarts en medisch directeur bij ArboNed. ‘Met andere woorden: het is de hoogste tijd om in gesprek te gaan als een medewerker de volgende signalen afgeeft. Hij voelt zich moe, komt mat over en heeft een lagere productiviteit. Een ander teken aan de wand is de hersteltijd na het werk. Is deze langer dan een uur, dan kan dit duiden op stressklachten. Ook medewerkers die cynisch zijn over de werkdruk, moeite hebben met veranderingen, snel ontevreden en geïrriteerder zijn dan anders lopen een risico. Maar ook frequent ziekteverzuim en steeds meer lichamelijke klachten kunnen een voorbode zijn van psychisch verzuim. Helemaal wanneer een doktersbezoek niet echt bijdraagt aan het herstel.’

Inzicht 3: Een verstoorde werkrelatie is een belangrijke oorzaak

Een verstoorde relatie tussen leidinggevende en medewerker is een belangrijke oorzaak van psychisch verzuim. ‘Mensen komen hierdoor al snel in een neerwaartse spiraal terecht’, aldus Marcel Reijmerink, senior adviseur Arbeid & Organisatie bij UWV en auteur van het boek Opperdepop, inzichten over werkstress, burn-out en werkgeluk. ‘Zo’n relatie kan bijvoorbeeld verstoord zijn wanneer een leidinggevende een medewerker taken laat uitvoeren die de medewerker niet ziet zitten. Het tegen wil en dank in opleggen van werkzaamheden werkt vaak dan ook averechts. Veel effectiever is om samen met een medewerker te bepalen wat hij zinvol werk vindt.’

Inzicht 4: Stuur op tijd bij

‘Zorg dat je klachten bij medewerkers voor bent door bijvoorbeeld op tijd met ze in gesprek te gaan, interesse te tonen en te polsen waar ze tegenaan lopen en wat er beter kan’, aldus Van Amerongen. Leidinggevenden moeten kortom geen afwachtende houding aannemen, maar tijdig signaleren dat een medewerker niet optimaal functioneert en het probleem vervolgens bespreekbaar maken. Een constructieve oplossingsgerichte dialoog in een veilige setting tussen leidinggevende en medewerker is een belangrijk middel in de strijd tegen psychisch verzuim. ‘Ook zijn er tools voorhanden om de psychosociale arbeidsbelasting van medewerkers te testen en te verbeteren. Werkgevers die op tijd bijsturen kunnen veel geld besparen. Een werknemer met psychische klachten is gemiddeld namelijk maar liefst 226 dagen uit de roulatie. Bij een burn-out loopt dit gemiddelde zelfs op naar 294 dagen. Een dag verzuim kost gemiddeld €250, dus reken maar uit’, aldus van Amerongen.

Inzicht 5. Vrouwen tussen de 35 en 40 zijn het meest kwetsbaar

Hoewel psychisch verzuim het gevolg is van structurele problemen die zich op het werk voordoen, zijn sommige groepen medewerkers kwetsbaarder dan anderen. Zijlstra: ‘Het grootste risico lopen vrouwen tussen de 35 en 40. Dat heeft te maken met het feit dat vrouwen – naast hun werk - vaak nog steeds de gezinstaken op zich nemen. Dat zorgt voor extra belasting. Werkgevers moeten hier alert op zijn. Van Amerongen: ‘Eens. In het midden- en kleinbedrijf zien we dat 31 procent van alle verzuimdagen van vrouwen het gevolg is van stressgerelateerde klachten. Bij mannen is dit percentage met 21 procent een stuk lager. Dat vraagt om aandacht.’

Inzicht 6: Mensen gedijen het best als ze worden ingezet op hun kwaliteiten

‘Medewerkers die worden ingezet en uitgedaagd op hun talenten, functioneren beter en zijn gelukkiger dan collega’s die boven of onder hun kunnen moeten werken’, aldus Zijlstra. ‘Werkgevers geven hun medewerkers dan ook bij voorkeur taken waarbij ze hun kracht kunnen inzetten. Helaas hebben saneringsrondes in bedrijven vaak tot gevolg dat de overgebleven medewerkers er extra taakjes bij krijgen. Hiermee stijgt niet alleen hun werkdruk, ze voeren daarmee ook klusjes uit die onder hun kunnen liggen. Dat frustreert. Beter is om zodanig te schuiven met taken en werkzaamheden dat iedere medewerker doet waar ie goed in is en wat ie interessant vindt.’

Inzicht 7: Een arbodienst ontzorgt maar tot op zekere hoogte

‘Veel mkb-ondernemers denken dat ze hun verzuimbeleid goed geregeld hebben bij een arbodienst en ze zich over dit thema dan ook geen zorgen meer hoeven maken. Maar niets is minder waar’, vertelt Reijmerink. ‘Een werkgever heeft enorm veel invloed op het traject voorafgaand aan het psychisch verzuim. Hebben medewerkers voldoende regelruimte en autonomie in hun werk? Is hun sociale werkomgeving in orde, inclusief de relatie met de leidinggevende? Kunnen ze hun kwaliteiten voldoende inzetten? Is hun werk uitdagend genoeg? Kunnen ze zich ontwikkelen? En biedt het bedrijf medewerkers voldoende steun? Verzuimbeleid vraagt om voortdurende aandacht van een werkgever en is niet iets dat hij volledig bij een externe partij kan beleggen.'

Inzicht 8: Flexibele werkuren helpen medewerkers hun tijd beter te managen

‘Omdat de balans tussen werk en privé zo bepalend is voor het psychisch welbevinden van medewerkers, doen werkgevers er goed aan flexibel om te gaan met werktijden’, weet Zijlstra. ‘Biedt jonge vaders en moeders bijvoorbeeld de kans om ‘s morgens om half tien te beginnen in plaats van negen uur. Dan kunnen ze de kinderen eerst naar school brengen. Hetzelfde geldt voor mantelzorgers. Ook deze ervaren vaak stress omdat hun werktijden de mantelzorg in de weg zit. Overleg met elkaar en bekijk wat ze beste oplossingen zijn. Dat voorkomt een hoop stress en ongenoegen.’

Inzicht 9: Zorg ervoor dat mensen fysiek gezond blijven

‘Medewerkers die fysiek gezond zijn, zijn meestal mentaal weerbaarder. Daarom is het belangrijk dat mensen gezond leven en minimaal een half uur per dag flink bewegen. Lang niet altijd lukt dat omdat veel medewerkers zittend hun werk uitvoeren’, aldus Van Amerongen. Wie langer dan twee uur achter elkaar zit, heeft een verhoogde kans op botontkalking, diabetes en hartproblemen en krijgt te maken een vertraagde stofwisseling, blijkt uit onderzoek van Harvard. Van Amerongen: ‘Werkgevers kunnen zorgen voor gezonde producten in de bedrijfskantine en beweging op allerlei manieren stimuleren. Wees creatief. Laat medewerkers trappen lopen, zet de printers wat verder weg, geef ze stappentellers of zet statafels neer in vergaderruimtes. Alles is goed, zolang medewerkers maar geregeld van hun stoel afkomen.’

Inzicht 10: Complimenten doen wonderen

‘Een onderschat instrument in de strijd tegen psychisch verzuim is het geven van complimenten’, zegt Reijmerink. ‘Veel werkgevers vinden het normaal dat medewerkers hun taken goed uitvoeren. Dit - plus de hectiek van de dag - zorgt ervoor dat een werkgever zijn medewerker zelden of nooit een schouderklopje geeft. Een medewerker krijgt vaak alleen iets te horen als hij niet presteert. Dat is jammer. Uit verschillende onderzoeken, waaronder die van de Britse professor Michael West, blijkt dat complimenten de bevlogenheid en het plezier bij medewerkers vergroten en het verzuim naar beneden brengen. Het is laaghangend fruit dat werkgevers gratis en met weinig inspanning te gelde kunnen maken.’