Veel IT-innovaties stranden in de proof-of-conceptfase. Het prototype is er, maar de daadwerkelijke vertaling ervan naar een product voor de eindgebruiker blijft achterwege. Om van een idee te komen tot een concrete schaalbare digitale oplossing, ontwikkelde IBM de IBM® Garage-methode waarin de mens centraal wordt gezet. Bouwbedrijf BAM paste deze toe om een nieuw digitaal platform voor optimale samenwerking in bouwprocessen voor de betrokken partners te ontwikkelen: b.Home.

Organisaties willen en moeten innoveren. Baanbrekende digitale technologieën kunnen hen immers helpen om hun bedrijfsmodellen te transformeren en concurrenten voor te blijven. Agile lijkt daarbij het toverwoord. Innoveren dient snel plaats te vinden waarbij de diensten of producten steeds weer worden aangepast aan de veranderende wensen en eisen van de omgeving. Maar hoe richt een organisatie zo’n digitale transformatiereis in? Hoe zorg je ervoor dat innovatie daadwerkelijk tot leven komt in de organisatie? Hoe creëer je een omgeving waarin medewerkers hun kennis delen? En bovenal: hoe zorg je ervoor dat innovatietrajecten ook écht datgene opleveren waar eindgebruikers op zitten te wachten?

End-to-end dienstverlening werkt het best

‘Veel innovatietrajecten blijven hangen in experimenten. Ze haperen om verschillende redenen’, zegt Menno Bouma, IBM-expert op het gebied van digitale transformatie. ‘Een prototype blijkt niet altijd schaalbaar te zijn, het ontbreekt de organisatie vaak aan technologische kennis, en mensen in de organisatie worden lang niet altijd voldoende meegenomen in een veranderproces. Innovatie vraagt vaak namelijk om nieuwe skills, nieuwe samenwerkingsvormen en een andere mindset.’ Ook het feit dat verschillende partijen verantwoordelijk zijn voor verschillende onderdelen belemmert het succes van een innovatietraject. Bouma: ‘We zien vaak dat er verschillende partijen zijn betrokken bij het definiëren van het project, bij de realisatie en bij de operationalisatie en dat deze partijen vaak niet voldoende samenwerken. Daardoor ontstaan ruis, fouten en inefficiency. Om deze reden brengen wij deze partijen vanaf de eerste fase bij elkaar om samen met de eindgebruikers en andere stakeholders een idee te transformeren naar een schaalbare oplossing –Deze end-to end benadering is één van de principes van de IBM® Garage-methode.’

IBM® Garage-methode

De IBM® Garage-methode is een verzameling van methodes die het mogelijk maakt om snel nieuwe bedrijfsplatforms te ontwikkelen die bovendien schaalbaar zijn. ‘We doen dat samen met de klant’, benadrukt Bouma. ‘We bewandelen gezamenlijk drie stadia: we definiëren met elkaar het gewenste eindproduct, we bouwen samen in sprints van één, twee of drie weken – dus op een agile manier – een minimal viable product, en tot slot zorgen er ervoor dat het nieuwe product ook daadwerkelijk live gaat en in gebruik wordt genomen.’

Geen experimenten maar ‘minimal viable products’

Bouma laat bewust de fase van ‘proof of concept’ achterwege in dit traject. De technologieën hebben zich immers al bewezen en we ontwikkelen en bouwen altijd met als doel dat een innovatie ook daadwerkelijk in productie wordt genomen. We doen dat door een minimal viable product op te leveren, ofwel een product dat net goed genoeg is om waarde toe te voegen. Van daaruit ontwikkelen en bouwen we steeds weer verder. Innovatie gaat immers door in alle verbetercycli die daarop volgen, in snelle, elkaar steeds opvolgende iteraties. Net zoals we het heel normaal vinden dat we de apps op onze telefoons geregeld moeten updaten, is een product dat we ontwikkelen ook nooit af. Een innovatie is als gevolg van de zich steeds vernieuwende technologie, inzichten en databronnen altijd in beweging.’

BAM Startup Team

Een bedrijf dat een succesvol innovatietraject achter de rug heeft door gebruik te maken van de IBM® Garage-methode, is bouwbedrijf BAM. Michiel Brink, product owner van het BAM Startup Team legt uit hoe innovatie tot stand kwam. ‘In 2018 begon dit Startup Team. We werden bewust buiten de organisatie geplaatst zodat we vrij konden innoveren. De organisatie had ook een duidelijke vraag: hoe kunnen we digitale technologie zo inzetten dat we de samenwerking rondom bouwtrajecten kunnen verbeteren en klanten een duidelijker beeld kunnen geven van het eindresultaat?’ Samen met IBM ging het BAM Startup Team aan de slag volgens de IBM® Garage-methode.

Geïntegreerd digitaal platform

Brink: ‘We ontwikkelden en bouwden om te beginnen een platform voor renovatie en verduurzaming van woningen: b.Home. Hiermee kunnen werkvoorbereiders bijvoorbeeld op hun iPad de resultaten van inspecties doorgeven. Maar op dit platform staan bijvoorbeeld ook alle gegevens rondom de oplevering van een woning, informatie voor onderaannemers, en b.Home is ook een communicatiekanaal voor bewoners. Zo kunnen bewoners op dit platform alvast kijken hoe hun nieuwe of gerenoveerde woning eruitziet en wanneer ze rekening moeten houden met overlast. Ze kunnen bovendien aangeven wat de kleur van de keuken moet zijn, of ze een extra keukenkastje willen, enzovoorts. Het is een volledig geïntegreerd digitaal platform dat grootschalige woningrenovaties faciliteert.’

Minder ruis en minder fouten

Sinds eind 2018 is b.Home beschikbaar voor eindgebruikers. Brink: ‘Dit nieuwe digitale platform maakt het samenwerken aan een bouwproject heel veel makkelijker. Een werkvoorbereider is veel minder tijd kwijt aan administratieve werkzaamheden. Er is minder ruis en er worden minder fouten gemaakt.’

Op dit moment bestaat het BAM Startup Team – dat inmiddels een plek heeft gekregen als business unit binnen BAM Bouw en Vastgoed Nederland, uit twaalf fulltime medewerkers. Brink: ‘Een deel BAM’ers, een deel IBM’ers. We werken samen continu aan innovatie. We doen dat op een Scrum Agile manier. Voor onze organisatie was het nieuw om te werken met sprints van twee weken, maar inmiddels hebben we de organisatie aardig besmet met deze nieuwe manier van werken. We bouwen niet alleen een platform, maar leren onze gebruikers ook om op een andere manier naar hun werk te kijken en steeds weer te oordelen hoe het beter kan.’

‘Het is belangrijk om het management te kunnen laten zien dat de innovatie geld oplevert’

DevOps: gedeelde rollen, gedeelde verantwoordelijkheden

Om te kunnen innoveren, werken IBM en BAM op een DevOps manier samen. Hierin wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen development en beheer, het is één team dat alles doet. Hierdoor is het mogelijk om ontwikkeling en beheer beter op elkaar af te stemmen en verbeteringen steeds weer door te voeren. Bouma: ‘We werken dus zij aan zij met onze klant, in dit geval BAM. We hebben de rollen zo verdeeld dat we zoveel mogelijk het werk van elkaar kunnen overnemen. We zijn ook beiden verantwoordelijk voor het eindresultaat.’

‘Het is een fijne manier van werken’, vindt Brink. ‘Het onderscheid tussen IBM’ers en onze mensen is er niet echt. We zijn één team. Je leert voortdurend van elkaar waardoor er veel minder verbetercycli nodig zijn. En de nieuwe kennis wordt steeds verder verankerd in onze organisatie. Langzaam maar zeker leren wij het werk zelfstandig uit te voeren en maken de IBM’ers uit het team plaats voor nieuwe eigen medewerkers.’

Betrek de eindgebruiker

Het innovatietraject dat resulteerde in het platform b.Home is een groot succes. Een van de succesfactoren is volgens Brink de betrokkenheid van het hoger management. ‘Dat is een voorwaarde. Zij moeten zich eigenaar voelen van het traject anders komt innovatie niet van de grond.’ Ook de input van de eindgebruiker is een kritische succesfactor. Bouma: ‘In de ideefase nemen we al contact op met de eindgebruiker. Worden ze blij van het idee? Hebben ze zelf een goed idee? Wat hebben ze nodig om hier straks ook echt mee aan de slag te gaan? En welke features moet het product hebben om waarde toe te voegen? Het is niet altijd makkelijk om eindgebruikers hiervoor te strikken. Ze hebben vaak weinig tijd en niet altijd zin om hierover feedback te geven. Maar hun input is van wezenlijk belang.’

Levert het geld op?

Brink: ‘Verder is het belangrijk om het management te kunnen laten zien dat de innovatie geld oplevert. Dat doen we door aan de verschillende business units te vragen of ze zouden willen betalen voor de eerste versie van het product. Als het efficiencywinst oplevert, is het antwoord al snel ja.’ Bouma: ‘Zinvol is ook om verschillende verantwoordelijken tijdig met elkaar te laten meedenken over de innovatie. Dus raadpleeg de operatiemanager al voordat het product wordt uitgevoerd, en raadpleeg de ontwikkelaar al voordat het ontwikkeld moet worden.’

Uitrollen naar andere onderdelen

Nu het platform staat, dienen zich tal van nieuwe kansen aan. Brink: ‘We zijn heel blij met het resultaat en willen de techniek van dit platform nu ook gaan toepassen op andere onderdelen in de organisatie: denk aan nieuwbouw, klachtenafhandeling, maar ook bruggen- en wegenbouw en bijvoorbeeld de bouw van ziekenhuizen. En wat te denken van onze ondernemingen in het buitenland. Ook daar kan dit platform waarde toevoegen. Daar zijn we heel tevreden over. Het is ons gelukt om binnen twee jaar een belangrijke innovatie door te voeren. Een proces, waarbij de business en IT elkaar vinden en met elkaar moeten blijven samenwerken. Maar bovenal een proces dat ons heeft geleerd te innoveren. Van idee naar schaalbare oplossing en alles dat daar tussenzit.’