“De moderne werkplek is een optelsom van apparatuur en verschillende kantoorapplicaties vanuit een publieke cloud, die toegang geeft tot specifieke applicaties voor een bedrijf of branche, en beheerd vanaf een centraal punt. Uiteraard voorzien van alle benodigde veiligheids- en authenticatiemogelijkheden”, vat Marieke Snoep, directeur KPN Zakelijke Markt, samen. Ze ziet dat in deze tijd, waarin het talent niet voor het oprapen ligt, bedrijven geen enkele competentie of vaardigheid willen verspillen. Dat vraagt om een werkplek die werknemers de vrijheid geeft om hun eigen dagen en werkzaamheden in te delen. “Zodat ze hun talent maximaal kunnen inzetten voor jouw organisatie. Daarmee wordt je bovendien een aantrekkelijke werkgever voor talent dat al binnen is óf van buiten komt.”

Verschillende behoeftes

Hoe een werkplek ingericht is, wordt in veel organisaties als hygiënefactor gezien, maar blijkt een belangrijk onderdeel voor de tevredenheid onder werknemers. “In Nederland hebben we momenteel te maken met vijf generaties beroepsbevolking”, zegt Sanaa Drouk, marketingmanager KPN Zakelijke Markt. “Die hebben allemaal verschillende werkstijlen en behoeftes. Bovendien moeten mensen uit verschillende generaties en met verschillende achtergronden vaak samenwerken.”

Microsoft 365

Sommige mensen zijn veel onderweg, anderen juist sterk gebonden aan een fysieke locatie. Er zijn werknemers die heel handig zijn met ICT, en anderen zijn dat weer minder. Dat vraagt dus om specifieke oplossingen. Microsoft 365 biedt alle denkbare ingrediënten voor de ideale werkplek. “Wat wij als KPN doen, is klanten helpen om deze oplossing optimaal werkend te krijgen voor hun specifieke situatie”, zegt Snoep. Zo hielp KPN de Nederlandse Spoorwegen (NS) bij één van de grootste ICT-projecten van de afgelopen jaren: de overstap van alle NS-onderdelen naar de nieuwe KPN Werkplek. Een uitrol van ongeveer 20.000 werkplekken en het beheer van zo’n 1.900 servers.

Stimulans voor innovatie

Hessel Dikkers is Chief Information Officer bij NS. Hiervoor werkte hij onder meer als CIO bij SNS REAAL en als COO bij SNS Bank. Daarnaast is hij lid van de Supervisory Board bij Translink en lid van het Audit Advisory Committee bij de Nederlandse Zorgautoriteit.

“Voorheen hadden we eigenlijk drie verschillende werkplekken, maar die hebben we in dit project gestandaardiseerd naar één omgeving”, vertelt NS CIO Hessel Dikkers. Niet alleen was het kostenefficiënter om slechts één omgeving te hoeven onderhouden, maar NS ziet de werkplek ook als belangrijk middel om samen te werken. Bovendien biedt het gestandaardiseerde platform een solide fundament om in de toekomst nieuwe ontwikkelingen te volgen en in te zetten. Dat maakt de moderne werkplek niet alleen een manier om mensen aan de organisatie te binden, maar het geeft ook een enorme stimulans aan de innovatie en digitalisering van NS.

Toekomstvaste architectuur

De NS-keuze voor een managed partner op het gebied van moderne werkplekken viel op KPN door enerzijds diens visie op de werkplek. “Die kwam overeen met onze eigen visie.” Bovendien keek NS naar de onderliggende architectuur. “We wilden een leverancier die een toekomstvaste architectuur kon leveren waarmee we een solide basis hebben voor de komende jaren om vernieuwingen en modernisering vorm te geven”, legt Dikkers uit. Tot slot was het belangrijk dat de nieuwe partner ervaring had met vergelijkbare, grote omgevingen.

150.000 werkplekken

KPN kan inmiddels bogen op ruime ervaring met zo’n 150.000 werkplekken in beheer. Op basis daarvan heeft het bedrijf vijf standaardprofielen gedefinieerd voor werknemers. “We zien in de praktijk dat klanten enthousiast zijn over Microsoft 365 als oplossing, maar dat ze niet altijd weten waar ze moeten beginnen, omdat het product zoveel mogelijkheden biedt”, zegt Drouk. Door te starten met het inventariseren van werkstijlen en op basis daarvan de best passende inrichtingen aan te bieden, zorgt een organisatie ervoor dat eindgebruikers hun nieuwe werkplek succesvol omarmen. Die adoptie is een cruciale succesfactor, stelt Snoep. “Je kunt nog zo’n prachtige omgeving implementeren, maar wanneer je medewerkers het niet begrijpen of niet weten hoe ze ermee moeten werken, dan kun je niet spreken van succes.”

Podcast: hoe ziet de moderne werkplek eruit?

In deze aflevering vertelt CIO Hessel Dikkers hoe de Nederlandse Spoorwegen nu de transitie maken naar een nog modernere werkplek. Welke slimme tools maken dit mogelijk? Luister podcast waarin Hessel Dikkers in gesprek gaat met Marieke Snoep van KPN. Host: John van Schagen.

Adoptieteam

Voor KPN reden om een uitgebreid adoptieprogramma aan te bieden aan klanten. Ook binnen NS werd zo’n programma gehanteerd tijdens de uitrol van de nieuwe werkplekken. Dikkers: “We hebben de werkplekken stapsgewijs uitgerold en hadden een heel team rondlopen op de afdeling waar de nieuwe werkplekken net in gebruik waren. Zij waren een aanspreekpunt voor vragen van gebruikers, maar konden hen ook wijzen op handigheidjes en het gebruik van zaken die anders werkten dan ze gewend waren.” Naast veel documentatie en tutorials en het team ter plaatse, was op de achtergrond een team van KPN actief. “Wanneer er zaken waren die het adoptieteam niet kon oplossen, bijvoorbeeld omdat er tijdens de migratie iets niet goed was overgezet, ging het team van KPN daarmee aan de slag.” Deze aanpak heeft ertoe geleid dat de gebruikers van NS snel gewend waren aan hun nieuwe werkomgeving en dat er geen vertraging optrad in de uitrol.

Configuratiewerk

“De kern van de moderne werkplek is dat mensen slimmer kunnen samenwerken”, zegt Snoep. “We hebben het altijd over dat je overal en altijd moet kunnen werken, maar slimmer samenwerken betekent eigenlijk dat je beter omgaat met zowel je tijd als met anderen om zaken voor elkaar te krijgen. Technologie kan daarin een grote rol spelen.” Steeds meer organisaties stappen over op Office 365, het bekende officepakket, maar dan uit de cloud. Een stapje verder is Microsoft 365, waarbij de gehele werkplek uit de cloud wordt betrokken. “Veel klanten zien dat als een kleine overstap, maar er komt veel configuratiewerk bij kijken. Bovendien is het bijhouden van die omgeving geen sinecure. Dat is de reden dat we dit graag als managed partner voor klanten uitvoeren. We kunnen daarbij bogen op jarenlange ervaring.”

Legacy en security

Snoep doelt daarmee op de best practice die KPN ontwikkelde voor klanten. Niet alleen configuratie, beheer, adoptie en support zijn cruciaal bij de adoptie van de moderne werkplek. Een bedrijf moet bovendien klaar zijn om naar de cloud te gaan. “We horen nog wel eens dat bedrijven die stap niet maken, omdat ze nog relatief veel legacy applicaties in gebruik hebben”, zegt Drouk. “Maar dat is geen reden om niet naar de cloud te migreren, want inmiddels kunnen we ook legacy-applicaties ontsluiten via de cloud.” Een ander heet hangijzer dat vaak wordt genoemd is de veiligheid in de cloud. Daarover zegt Snoep: “Niet alleen heeft Microsoft veel meer budget en resources om de security in hun cloud optimaal in te richten, we maken bovendien gebruik van beveiliging op basis van dataclassificatie. Dat wil zeggen dat er onderscheid wordt gemaakt tussen bedrijfskritische en niet-bedrijfskritische data. Wanneer het systeem detecteert dat er opvallend veel bedrijfskritische data wordt overgeheveld naar bijvoorbeeld een privé-mailaccount van een werknemer, gaat er een alarm af.” Niet alleen de apparaten van werknemers worden beveiligd, maar ook de data zelf, waardoor security vanaf de bron gewaarborgd is.

Slimmer samenwerken met behulp van data

Zoals alles dat gewoongoed wordt, krijgt ook het plaats- en tijdonafhankelijk werken meer diepgang. Wordt het rijker. Ontstaan nieuwe patronen en bijzondere inzichten door data die we uit de werkplek kunnen halen. En zien we dat het naast alle voordelen ook z’n beperkingen heeft die om aandacht vragen. Zo vinden mensen het lastiger grenzen aan te geven. Zijn ze ’s avonds laat nog aan het werk en controleren ze in hun vakantie de mailbox. Vinden ze dat het aantal vergaderingen wel een enorme vlucht heeft genomen.

Iets dat we misschien altijd wel vermoedden, maar dat we nu – met de moderne werkplek en alle data die het genereert – met zekerheid bevestigd zien. Met deze en andere inzichten kunnen we ook leren hoe we werk leuker kunnen maken. Hoe we effectiever kunnen zijn, de goede dingen kunnen doen en ons werkplezier vergroten. Met werkplek data hebben we vanuit een HR perspectief een schat aan informatie om nog beter te sturen op performancemanagement, facilitymanagement of timemanagement. Kortom beter inzicht in hoe we ‘slimmer kunnen samenwerken’.

Meer hierover in het webinar ‘Antropologie van de werkplek’

Besparing

‘De kern van de moderne werkplek is slimmere samenwerking’

Voor NS betekenden de nieuwe werkplekken een besparing van zo’n 30 procent, denkt Dikkers. “We zijn van drie werkplekomgevingen naar één werkplekomgeving gegaan, dat biedt ons schaalvoordelen. Bovendien is de cloud voor ons een belangrijke drijfveer voor besparingen, omdat je minder hoeft te investeren in eigen hardware.” Daarnaast hebben de medewerkers van NS nu de beschikking over een altijd up-to-date werkomgeving die past bij een vooruitstrevende werkgever en die aansluit op de wensen van met name de jongere medewerkers. “Je wilt de dingen die je thuis op je telefoon en laptop doet, ook kunnen doen en gebruiken in je zakelijke omgeving.”

Modern samenwerken

En tot slot biedt de nieuwe functionaliteit verbeterde mogelijkheden om samen te werken. “Samenwerkingen binnen NS gaan steeds vaker over afdelingen heen. Zo werken de mensen van de onderhoudswerkplaats samen met het bijsturingssysteem op een station, maar ook met een team machinisten of collega’s op het hoofdkantoor. Ze zitten allemaal in hetzelfde proces, maar op verschillende locaties. Omdat we allemaal aan hetzelfde succes werken, is het belangrijk dat ze dezelfde databron gebruiken en dat ze eenvoudig kunnen samenwerken met behulp van de moderne werkplek.”

Wat maakt een werkplek tot een moderne werkplek?

1. Meteen gebruiksklaar

2. Relevant eenvoud en gemak voor iedere medewerker

3. Veiligheid op elk niveau

4. Complex beheer weer eenvoudig gemaakt

De Nederlandse Spoorwegen

Dagelijks brengen De Nederlandse Spoorwegen (NS) ruim één miljoen mensen naar hun plaats van bestemming. Reizigers die veilig en op tijd willen aankomen, maar die onderweg ook willen eten, winkelen of werken. Die reisinformatie nodig hebben, of een OV-fiets. NS bestaat dan ook uit meerdere onderdelen, te weten: NS Operatie, NS Commercie en Ontwikkeling en NS Stations. Alle NS-medewerkers hebben één gemeenschappelijk doel: samen maken we Nederland bereikbaar voor iedereen.