Digitalisering is cruciaal voor een duurzame en betaalbare zorgtoekomst. De ambities van veel zorginstellingen zijn goed, maar er lijkt een sterke focus te liggen op de technologische bouwstenen. Terwijl er betere resultaten te behalen zijn wanneer de digitale transformatie start vanuit de strategie van de organisatie. ‘We zien dat instellingen die het op die manier aanvliegen, beter en sneller profiteren van de mogelijkheden van digitalisering en wendbaarder worden’, zegt Marieke Snoep, directeur KPN Zakelijke Markt.

Meer training

Dat is ook de conclusie die Philip Blumendal, manager Organisatieondersteuning bij antroposofische zorggroep Lievegoed, trekt nadat de organisatie vijf jaar geleden startte met zijn digitale transformatie. ‘We hebben de impact onderschat die de nieuwe manier van werken op de zorgprofessionals heeft. Achteraf gezien hadden we direct in het begin veel meer moeten inzetten op training en het vergroten van de kennis en nieuwe werkwijze bij ons personeel.’ Een belangrijke reden om de technologie centraal te stellen, ligt in het feit dat er in de zorg weinig kennis, budget en menskracht beschikbaar is om te werken aan de digitale transformatieagenda. Vinood Mangroelal, Vice President Sales Health bij KPN: ‘In de zorg zien organisaties zich niet alleen voor de uitdaging gesteld dat ze voldoende gekwalificeerd zorgpersoneel moeten vinden. Vaak hebben ze ook moeite om geschikte professionals te vinden die het digitaliseringstraject kunnen begeleiden.’

Standaardisatie

Philip Blumendal is manager Organisatieondersteuning bij zorggroep Lievegoed. Lievegoed is een fusieorganisatie die zorg biedt aan mensen met een verstandelijke beperking en mensen met psychiatrische problemen. Er werken ongeveer 700 mensen op verschillende, geografisch verspreide locaties. Vanuit een antroposofische identiteit wordt er aan zo’n 1.600 cliënten en patiënten zorg geboden.

Voor Lievegoed was dit vijf jaar geleden reden om een partnerschap met KPN aan te gaan, waarbij de gehele ICT-omgeving werd uitbesteed en de zorgorganisatie tegenwoordig volledig in de cloud werkt. Deze digitaliseringsslag heeft belangrijk bijgedragen aan de verbeterde kwaliteit van de zorgverlening van Lievegoed, vertelt Blumendal: ‘Voorheen werkten we met zorgplannen die in Word en Excel werden gemaakt en hanteerden we een andere registratiewijze. Doordat we nu volledig in de cloud werken, met gestandaardiseerde applicaties, is bijvoorbeeld de dossiervorming veel secuurder. Dat heeft als voordeel dat de overdracht eenvoudiger is en dat er minder kans is op fouten, omdat iedereen op dezelfde manier werkt.’ Een ander belangrijk voordeel is dat zorgmedewerkers nu altijd en overal over de juiste informatie kunnen beschikken.

Juiste keuzes

‘De wereld digitaliseert in rap tempo en er is ontzettend veel mogelijk op technologisch gebied. Dat maakt dat organisaties goed moeten nadenken over wat ze digitaliseren en hoe ze dat aanpakken’, zegt Snoep. Ook bij Lievegoed wordt het IT-landschap met argusogen in de gaten gehouden. Het grote aanbod aan specifieke applicaties en apps voor zorgmedewerkers, zorgcoördinatoren, locatiemanagers en directieleden zorgt voor een grote vraag vanuit de organisatie. ‘Daar ligt onze grootste uitdaging: hoe zorgen we ervoor dat alles beheersbaar blijft? Voor je het weet ben je bezig om vijf tot tien nieuwe applicaties te installeren die de mensen graag willen gebruiken, maar hoe pas je dat in je bestaande landschap in? Hoe zorg je voor de impactanalyse, hoe ontsluit je dingen?’ Niet alleen vanuit de organisatie komen veranderingen, ook bijvoorbeeld een leverancier die een nieuwe authenticatiewijze oplegt, zorgt voor wijzigingen. ‘Dan is het zaak om rustig te bekijken wat voor ons werkt en wat in ons landschap past’, zegt Blumendal. ‘Anders ben je, in plaats van tien, al snel dertig nieuwe applicaties aan het implementeren die wellicht niet op elkaar aansluiten, misschien zelfs overlappen en zo digitale gevaren opleveren.’

Podcast: Digitalisering in de zorgsector

In deze aflevering gaan John van Schagen en Marieke Snoep in gesprek met Digital Hero Philip Blumendal van Zorginstelling Lievegoed. De ontwikkelingen in de digitale zorg gaan ontzettend snel en het is voor veel zorginstanties dan ook een flinke kluif om die allemaal bij te benen. Luister de podcast om te horen hoe ze dat hebben aangepakt.

Balans

Bij vrijwel alle besluiten in het digitaliseringstraject wordt door Lievegoed gezocht naar balans. Balans tussen vernieuwing, beheersbaarheid en werkbaarheid. Zo moest de zorginstelling onlangs een nieuwe applicatie voor arbodiensten kiezen toen ze met het bestaande pakket stopten. ‘Binnen het HR-pakket dat we al gebruikten bleek een dergelijke functie te zitten. Daar hebben we dus voor gekozen. Misschien hadden andere pakketten wel meer pluspunten, maar dit was voor ons goed genoeg. Het belangrijkste is dat onze medewerkers al met de HR-applicatie werkten en dus niet nóg een nieuwe omgeving moeten leren kennen. Bovendien maakt het feit dat er nu een applicatie wegvalt het landschap voor mij overzichtelijker en is het bevorderlijk voor onze wendbaarheid.’

Forse impact

Het gebruiksgemak voor medewerkers staat voor Blumendal hoog op de agenda. Zeker nadat bleek dat Lievegoed de impact onderschat heeft die de digitalisering op de zorgprofessionals had. ‘In 2015 zijn we met KPN in zee gegaan. Dat was voor Lievegoed financieel een zwaar jaar, waardoor we bepaalde keuzes hebben gemaakt, maar de effecten van die keuzes zijn nog steeds merkbaar.’ Achteraf had Lievegoed veel forser moeten inzetten op training en kennisbevordering bij medewerkers, zegt Blumendal. Het verschil tussen de traditionele manier van werken en het werken in de cloud is voor veel medewerkers lastig.

Geografisch verspreid

‘De technische kant van het traject is niet zo moeilijk. We hebben een goed design gemaakt, ons LAN- en WAN-netwerk is goed en onze hardware is in orde. Maar de overgang van bijvoorbeeld een fileserver naar SharePoint – voor een IT’er niet zo lastig, want die heeft dat met een halfuur uitgeplozen – is voor veel van onze medewerkers echt heel lastig.’ Hij zegt achteraf dat Lievegoed veel meer had moeten inzetten op de omarming van deze nieuwe manier van werken door de medewerkers. ‘Helemaal omdat we geografisch flink verspreid zitten. Dat geldt overigens niet alleen voor onze overstap naar de cloud, maar ook voor de implementatie van domoticasystemen. We zien dat hoe beter en frequenter we onze mensen trainen, hoe beter de implementatie gaat en hoe sneller mensen het daadwerkelijk gaan gebruiken.’

Zorgeloos

‘De technologische kant is de kunst niet. Het gaat erom hoe je je medewerkers meeneemt in het digitaliseringstraject’

Mangroelal benadrukt hoe belangrijk het is dat zorgmedewerkers zonder problemen kunnen profiteren van een digitale omgeving. ‘Bij KPN is het onze taak om ervoor te zorgen dat zij bij de data kunnen op het moment dat dit nodig is. Zorgmedewerkers hebben het al zwaar genoeg en komen soms in heel pijnlijke en precaire situaties. Dan moeten ze zich geen zorgen hoeven maken over hun digitale werkplek.’ Volgens de KPN-expert biedt een goed digitaliseringstraject drie voordelen voor een organisatie: gemak, kostenreductie en efficiëntie. Ook Blumendal onderschrijft deze voordelen, hoewel hij benadrukt dat de kostenreductie wel realistisch benaderd moet worden. ‘Vaak worden beheerskosten vergeten in de business case. Er wordt al snel gedacht: ‘We kunnen met deze technologische innovaties een nachtdienst minder draaien, dat scheelt zoveel geld op jaarbasis, hoppa, we doen het.’ Maar vervolgens is het geïmplementeerd en dan heb je toch een bepaald percentage FTE nodig voor het functioneel beheer ervan.’

Tijd over voor patiënten

De samenwerking met KPN bevalt Lievegoed zo goed dat er onlangs opnieuw voor vijf jaar een samenwerkingsovereenkomst werd getekend. Door standaardisatie en beschikbaarheid van de IT-omgeving is de kwaliteit van zorgverlening de afgelopen jaren gestegen. Medewerkers van de zorggroep hebben veel sneller beschikking over accurate medische gegevens van cliënten en patiënten. Ook het werken met vaste methodieken draagt bij aan kwalitatief hogere zorg. ‘Bovendien houden medewerkers meer tijd voor hun cliënten en patiënten, doordat ze sneller rapporten kunnen inzien of notities kunnen maken’, zegt Blumendal.

Epilepsiemat

Hij ziet dat technologische innovaties er sowieso aan bijdragen dat de kwaliteit van de zorg stijgt. ‘Neem bijvoorbeeld een epilepsiemat. Daarin zitten sensoren die een aanval kunnen detecteren zonder dat je daar als zorgverlener naast hoeft te staan. Wanneer een patiënt een aanval krijgt, wordt er direct op een dashboard of device melding gemaakt en weet de medewerkers precies om wie het gaat en waar hij moet zijn.’ Ook systemen voor persoonsalarmering in GGZ-instellingen waar medewerkers met agressieve cliënten te maken kunnen krijgen, worden steeds beter. ‘Er komt straks software die kan inschatten hoe de mentale gesteldheid van een cliënt is, zodat er een waarschuwing af kan gaan wanneer er een uitspatting verwacht wordt. Dat draagt belangrijk bij aan de veiligheid van medewerkers.’

Doen waar je goed in bent

Voor kleine en middelgrote zorgorganisaties is een IT-partner een uitkomst. Niet alleen omdat ze al moeite genoeg hebben om handen aan het bed te vinden, laat staan gekwalificeerde IT-professionals. Een gespecialiseerde partner kan de taken uit handen nemen die niet tot de kerndienstverlening behoren van een zorginstelling. Mangroelal: ‘Wanneer je geen kaas hebt gegeten van horeca en ICT, dan wil je als ziekenhuis toch niet de lasten en zorgen hebben van het restaurant en de IT-systemen? Dat besteed je uit aan een organisatie die daar specialist in is. Zodat het ziekenhuis zich als specialist kan toeleggen op de zorg voor de patiënt.’ Snoep vult aan: ‘Lievegoed heeft daarin een duidelijke keuze gemaakt. Zij hebben de heldere visie dat ze op aarde zijn om antroposofische zorg te verlenen, niet om IT-systemen in de lucht te houden. Doordat ze hebben gekozen om hun IT-omgeving bij een externe partij te beleggen, kunnen ze zich focussen op datgene waar zij goed in zijn: het bieden van kwalitatief hoogwaardige zorg.’

Barrières in digitalisering

Uit de Nationale Monitor Digitale Transformatie van KPN blijkt dat organisaties in hun digitalisering met name tegen het volgende aanlopen:

• Verouderde ICT-systemen, waardoor niet alle applicaties naar de cloud kunnen worden overgezet.

• Beveiliging van de IT-omgeving. Binnen organisaties is er vaak onvoldoende kennis en budget om zo’n proces goed te begeleiden.

• Complexiteit van het databeheer en het ontbreken van een visie.

• Onvoldoende aansluiting van de digitale mogelijkheden op de huidige ICT-omgeving.

• Moeizame adoptie van de technologische oplossing door de zorgmedewerkers.