Succesvol samenwerken op afstand zou niet anders moeten zijn dan wanneer collega’s fysiek bij elkaar in een kantoorpand zitten, stelt Kelder. Veel bedrijven worden door de huidige coronacrisis gedwongen om in korte tijd vrijwel al hun medewerkers te faciliteren om thuis te werken. En dat vraagt nogal wat inspanning.

Sterker nog, zelfs bij KPN zelf – ‘waar veel collega’s al thuiswerken en we allang gewend zijn aan het concept’ – worden er in deze weken nog waardevolle lessen geleerd. Lessen die andere bedrijven kunnen meenemen. In deze crisis, maar vooral ook wanneer het gewone leven straks weer kan worden opgepakt. ‘We zien dat een drietal elementen cruciaal is om succesvol met elkaar op afstand te kunnen samenwerken’, zegt Kelder. Dit zijn die elementen.

1. Zorg voor de juiste tools en veilige toegang

Een succesvolle samenwerking valt of staat met een solide samenwerkplatform. Veel grote organisaties hebben hun platform momenteel gratis ter beschikking gesteld. Een goede manier om daar ervaring mee op te kunnen doen, zegt Kelder. ‘Als werkgever moet je niet alleen een omgeving technisch goed hebben ingericht, het platform moet functioneel ook aansluiten bij de manier van werken van je medewerkers. Daarom is het goed om inzichtelijk te krijgen hóe mensen werken, zodat je het platform conform de behoeftes van je mensen kunt inrichten.’

Robbert Kelder is Director of Innovation bij KPN Werkplek. Hij is verantwoordelijk voor de doorontwikkeling en innovatie van de werkplekdienstverlening van KPN. Robbert: ‘Wereldwijd, zonder ICT-problemen kunnen werken, onafhankelijk van tijd en plaats, dat wil toch iedereen? KPN Werkplek staat hiervoor.’

Ook de middelen, zoals een laptop, koptelefoon en een smartphone zijn belangrijk. Deze moeten zo zijn ingericht dat het niet uitmaakt of een medewerker zich binnen of buiten het kantoorpand bevindt. Dat vergt onder meer een goede beveiliging. ‘We moeten af van het bouwen van hekken’, zegt Kelder. Vaak denken bedrijven dat wanneer niemand bij de data kan, ze veilig zijn.

‘We moeten naar een wereld met een zero trust architectuur. Dat betekent dat wanneer een gebruiker zich valideert in een applicatie, het systeem direct weet of deze persoon daarbij mag en vervolgens de minst benodigde rechten krijgt om zijn werk uit te voeren. Door die voorwaarden te scheppen kun je een decentraal IT-landschap creëren waarbij je als werkgever weet dat het veilig is en je data goed beschermt. Dat zorgt voor veel meer veiligheid en flexibiliteit dan louter een hek om je systemen zetten. Want zo’n hek zorgt alleen maar voor meer shadow IT.’

2. Maak heldere afspraken over werkgedrag

Technologie is één ding, menselijk gedrag is iets heel anders. Opvallend is dat we onszelf een bepaald gedrag hebben aangeleerd dat we hanteren tijdens werken op kantoor. Maar dat laten we niet los wanneer we thuis gaan werken. ’Voor een effectieve samenwerking is het noodzakelijk om afspraken te maken. Hoe gedraag je je, welke werkhouding verwacht ik van je, hoe communiceren we?’, legt Kelder uit. ‘We moeten niet alleen bij onze applicaties en data kunnen, maar ook bij elkaar.’

Op kantoor is het nog vrij eenvoudig zichtbaar of iemand aan het werk is en wat diegene aan het doen is. Wanneer je op afstand werkt, is dat al een stuk lastiger. Natuurlijk is het mogelijk om agenda’s te delen, statussen te zien en via chats contact op te nemen. Aardige mogelijkheden, vindt Kelder, maar onvoldoende.

Podcast thuiswerken

In deze aflevering gaat John van Schagen in gesprek met Robbert Kelder. Hoe organiseer je thuiswerken als bedrijf en wat betekent werken op afstand voor de samenwerking tussen medewerkers? Je hoort het in de laatste aflevering van KPN Digital Heroes.

‘Een werkplek moet zó ingericht zijn dat iedereen van elkaar weet wanneer je aan het werk bent en wat je aan het doen bent. Technologie moet daarin faciliteren. Wanneer ik een belafspraak heb, moet het systeem aan mijn collega’s kunnen tonen dat ik niet beschikbaar ben. Dat kan zo’n systeem prima weten, want niet alleen staat die belafspraak in mijn agenda genoteerd, ook is mijn telefoon gekoppeld aan dat systeem en kan het dus zien dat ik nu in gesprek ben.’

Ellenlange documenten en werkafspraken worden vrijwel niet gelezen. Daarom is het zo belangrijk dat de technologie veel van die afspraken op deze manier kan ondervangen. Bovendien is het slim om na te denken wanneer iedereen even bij elkaar komt, virtueel of fysiek. Bij KPN is dat de weekstart. ‘Daar ben je altijd bij en dat is zo ingericht dat inderdaad ook iedereen daarbij kán zijn. We hebben even contact, spreken door waar iedereen mee bezig is en waar mogelijk hulp nodig is. Dat soort contactmomenten zijn noodzakelijk’, zegt Kelder.

‘Als thuiswerken normaal wordt, heeft dat een grote impact op onze maatschappij, onze bedrijven én onze mensen’

Voor KPN werkt deze manier heel goed. Maar dat wil niet zeggen dat dit voor ieder bedrijf geldt. Sommige bedrijven hanteren liever een negen-tot-vijf-schema. ‘Niets mis mee’, zegt Kelder. ‘Je moet doen wat bij jouw bedrijf past. Maar dat moet je dan wel goed doortrekken. Bied je flexibiliteit? Dan mag je als werknemer overdag gaan sporten, als je ’s avonds weer achter je laptop kruipt. Daar moet je als werkgever rekening mee houden. Wil je liever iedereen van negen tot vijf beschikbaar? Ook goed, maar dan mag je niet verwachten dat je medewerker ’s avonds nog zijn mail leest. Het is vaak díe balans waar veel organisaties mee worstelen.’

3. Zorg voor de juiste mindset binnen het hele bedrijf

Kelder verwacht dat werken op afstand na deze crisis steeds meer de norm gaat worden, doordat veel bedrijven er nu noodgedwongen kennis mee hebben moeten maken. ‘Tot aan de crisis heerste nog relatief veel het idee dat thuiswerken iets is dat je doet omdat je een reden had; iets afmaken, even rustig een call plegen. Nooit was het een regulier alternatief voor werken op kantoor. Je zag collega’s en managers vaak ook het idee hebben dat de thuiswerker zijn snor drukte. Nu zien we met z’n allen dat mensen die thuiswerken zeer zéker productief zijn, misschien wel productiever dan ze op kantoor waren geweest.’

Hij verwacht dat dit inzicht leidt tot een nieuwe manier van werken. “Dat hóóp ik in elk geval. Ik hoop dat bedrijven gaan nadenken hoe ze nu hun technologie en bedrijfsprocessen kunnen inrichten om straks altijd grenzeloos te kunnen samenwerken. Het is aan ieder bedrijf zelf om lering te trekken uit deze crisis. Natuurlijk kun je straks terug naar je oude patroon, je oude technologie en manier van werken. Maar dat zou zonde zijn. Als maatschappij kunnen we zoveel effectiever en productiever worden. Bovendien komt het de werkprivébalans van werknemers ten goede en kan het zelfs een grote impact hebben op de duurzaamheid van onze economie en maatschappij als we het normaal gaan vinden dat je straks elke dag, de hele dag fysiek niet op kantoor hoeft te zijn.”

Digital Heroes

Een van de grote uitdagingen voor ondernemers is de digitale transformatie. De wetenschap dat processen en business modellen slimmer en beter kunnen, maar het gebrek aan tijd, geld en overzicht in het woud aan informatie, maakt dat het niet helder is hoe en waar te beginnen. KPN biedt met de serie Digital Heroes relevante informatie op verschillende gebieden van digitalisering, zodat u als ondernemer kunt profiteren van de mogelijkheden terwijl de zaak gewoon door draait.