Met de recente crisis in het achterhoofd zien organisaties de noodzaak om de digitale samenwerking tussen medewerkers te bevorderen. Daar komt bij dat er op dit moment veel verschillende generaties aan het werk zijn, die ieder hun eigen online gewoontes hebben. Maar hoe pak je dat aan en wat zijn de learnings van de afgelopen periode?

1. De uitdaging

De COVID-19-crisis heeft de wereld onbedoeld in een groot sociaal experiment gestort op het gebied van (samen)werken op afstand. Waar samenwerken voorheen altijd bestond uit de drie componenten bricks, bytes en behaviour, vielen ineens de bricks weg in de lockdown. Thuiswerken werd het devies. Bedrijven moesten versneld digitaliseren en werken op afstand mogelijk maken. Voor werknemers betekende het dat ze meer vrijheid hadden in hun keuze wanneer, waar en op welk apparaat ze hun werk deden.

Dat stelde bedrijven voor fikse uitdagingen op het gebied van beschikbaarheid en veiligheid van werkplekken, maar ook op het gebied van samenwerking, gezondheid en welbevinden van personeel. Hoewel we niet weten hoe de crisis zich verder ontvouwt, is al wel duidelijk dat voor veel bedrijven thuiswerken een blijvertje is. Waar in de beginmaanden van de crisis vooral snelheid en wendbaarheid geboden was, is het cruciaal om nu kritisch te kijken naar de langere termijn. Hoe staan we ervoor met wat we hebben ingericht aan systemen, beleid en processen? Welke lessen kunnen we trekken uit de afgelopen maanden en hoe zetten we die in ter verbetering? Hoe optimaliseren we (samen)werken in dit nieuwe normaal? Cruciaal is de manier waarop verschillende generaties nu online samenwerken. Want hoe zorg je voor een optimale samenwerking tussen generaties?

2. De noodzaak

Nooit eerder werden organisaties gedwongen in zo’n sneltreinvaart te innoveren. Drie belangrijke factoren leiden tot een innovatieve werkomgeving: het bouwen van bruggen, het bieden van de juiste mogelijkheden aan teams en het beschermen van aandacht. Bij bedrijven die snel moeten veranderen is dat laatste punt, zeker ook in het licht van thuiswerken, cruciaal. Medewerkers hebben continu het gevoel dat ze in allerlei richtingen worden getrokken. Maar liefst 51% van de optimale werktijd van medewerkers gaat verloren aan onder meer allerlei onderbrekingen, vergaderingen en het wachten op goedkeuring van leidinggevenden. Uit datzelfde onderzoek blijkt dat de verspilde tijd van medewerkers met 80% kan worden verminderd als ze werken in de juiste omgeving met de juiste technologische tools en ondersteuning van hun managers.

Niet alleen op technologisch vlak (bytes) is het belangrijk om te zorgen voor een veilige, betrouwbare en beschikbare manier om werknemers te faciliteren. Het is bovendien nodig dat bedrijven zich verdiepen in generatieverschillen om zo medewerkers in staat te stellen op hun eigen manier te kunnen werken, én te kunnen samenwerken met collega’s uit andere generaties. Het nieuwe normaal vergt veel van werknemers en ook daar ligt een uitdaging voor bedrijven. Want wanneer iedereen op afstand werkt, hoe kun je dan de vinger aan de pols houden op het gebied van welbevinden van je mensen? Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van je personeel, dus is het belangrijk om ook oog te houden voor het individu.

KPN Digital Heroes

In de contentserie KPN Digital Heroes geven de digitale experts van Nederland hun oplossingen prijs voor de grootste uitdagingen van zakelijk Nederland. Van bedrijfscontinuïteit tot cybersecurity.

KPN Digital Heroes: de podcastserie

In de podcastserie KPN Digital Heroes gaat John van Schagen in gesprek met de digitale koplopers van zakelijk Nederland. In aflevering 10: Hans van der Meer, marketing manager bij Microsoft en Ludy Bronsema van KPN. Zij vertellen hoe je beschikbare digitale tools zo goed mogelijk inzet.

3. De oplossing

We moeten dus opnieuw kijken naar de manier waarop we binnen organisaties samenwerken. Zowel op het gebied van de bytes als op het gebied van behavior. Drie digital heroes vertellen hoe je dat als organisatie het beste kunt organiseren.

Ludy Bronsema

Portfolio Strategist Digital Workplace bij KPN

Gebruikt onderwijsachtergrond om mensen te leren digitaal (samen) te werken

Werkt aan het personaliseren van de werkplek van gebruikers

Marjolein Risseeuw

Generatiestrateeg

Verdiept zich in leiderschap vanuit generatieperspectief

Schreef een boek over samenwerkende generaties op de werkvloer

Marc van Veldhoven

Hoogleraar Werk, Gezondheid en Welbevinden bij het Departement Human Resource Studies aan Tilburg University

Achtergrond in arbeidspsychologie en HRM

Onderzoekt onder meer de impact van technologie op hoe mensen werken

Ludy Bronsema

‘Bedrijven kunnen meer voordeel halen uit samenwerktools’

‘De meeste organisaties missen inzicht in hoe hun werknemers werken. Terwijl er tooling voorhanden is om dat inzicht wél te vergaren. Zo kun je met bijvoorbeeld Workplace Analytics zien welke teams veel samenwerken en welke niet, wat voor documenten worden rondgestuurd en op welke manier die dan gedeeld worden – via de mail of op een andere manier. Ook kun je aardige analyses maken van hoe vaak een manager zich met het werk van zijn team bemoeit. Al deze inzichten geven de je mogelijkheid om af te leiden hoe je organisatiecultuur eruitziet. Van daaruit kun je bepalen wat het gewenste gedrag van medewerkers is, hoe ver je daar vanaf staat en welke stappen je kunt nemen om dichterbij je doel te komen.’

Meer samenhang tussen IT en de organisatie

‘Technologie is heel gaaf, maar het wordt pas echt leuk wanneer mensen het gaan gebruiken. Dat betekent dat je medewerkers enerzijds moet enthousiasmeren door ze te laten zien hoe handig bepaalde dingen zijn en wat het ze oplevert. Anderzijds moet je ze ook begeleiden in de manier waarop ze met die technologie om moeten gaan. Daarin zie ik de laatste jaren wel een verschuiving. Waar voorheen de IT-afdeling een werkplek opleverde en de gebruiker er succes mee wenste, zie je nu steeds meer samenhang en samenwerking tussen IT en de organisatie. Zo is er meer aandacht voor adoptie van die nieuwe werkplek.’

Bricks, bytes en behaviour

‘Als het gaat om samenwerken spreken we inderdaad vaak van bricks, bytes en behaviour. Doordat in de coronacrisis iedereen thuis moest werken, zijn de bricks grotendeels weggevallen en zien we aan de ene kant een snelle adoptie van de bytes, zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams. Daarnaast vallen we heel erg terug op de mens, behaviour, en worstelen organisaties en hun werknemers ermee hoe ze met dat thuiswerken om moeten gaan. De bedrijven die al hadden nagedacht over thuiswerken en daar op technologisch vlak al redelijk op waren ingericht, hadden het tijdens de crisis makkelijker dan bedrijven die op stel en sprong iets moesten inrichten. En we zagen ook dat bedrijven die al een cultuur van vertrouwen en zelfsturing hadden, veel eenvoudiger konden overschakelen op thuiswerken dan de organisaties waar micromanagement en controle meer gangbaar zijn.’

Begeleid medewerkers

‘Voor veel mensen is thuiswerken enerzijds heerlijk, maar we zien ook meer signalen van een burn-out. Dat laat zien dat je werknemers moet begeleiden in deze nieuwe manier van werken. Bedrijven merken nu dat het organiseren van werk – wie doet wat – heel erg veranderd is. Zo waren veel – zeker grote – bedrijven gewend om veel te overleggen in meetings en bijeenkomsten. Wanneer de bricks wegvallen, moet je dus op een andere manier contact houden met collega’s en medewerkers. Daarin zit een deel adoptie van technologie, en vooral hoe je daar vervolgens slim mee omgaat. Ga je nog steeds veel mailen of gebruik je de mogelijkheid om samen te werken in documenten in een collaboration tool? En zet je de gebruikelijke meetings gewoon door, maar dan via video?’

Onbekend met alle mogelijkheden

’Thuiswerken is inmiddels een blijvertje geworden. Nu is het zaak dat bedrijven kritisch gaan kijken wat ze in de crisis hebben ingericht, waar ze staan, hoe het zit met de adoptie en vooral of ze voldoende voordeel halen uit de tools die ze gebruiken. Ik zie dat sommige organisaties nieuwe tools inzetten om hun oude werkwijze te ondersteunen, maar dat is zonde, want dan haal je niet alle mogelijkheden uit de tooling. Veel organisaties zijn ook helemaal niet bekend met alle mogelijkheden van de verschillende tools die ze nu gebruiken. Het loont om je daarin te verdiepen. Zeker omdat veel systemen tegenwoordig ook keuze bieden aan de gebruikers. Daarmee faciliteer je als bedrijf je medewerkers en stel je ze in staat om te werken zoals zij dat prettig vinden. Daarmee kun je ook tegemoetkomen aan de uitdaging om verschillende generaties te laten samenwerken. Laat iedereen zoveel mogelijk voor zichzelf kiezen hoe zijn werkplek eruit ziet. Want uiteindelijk is de basis van een goede samenwerking dat medewerkers goed gefaciliteerd worden.’

Marjolein Risseeuw

‘Verbindend leiderschap is noodzakelijk om generaties te laten samenwerken’

‘Bedrijven krijgen steeds meer verschillende generaties op de werkvloer die moeten samenwerken, maar dat gaat niet vanzelf. Daar hebben ze hulp bij nodig, want mensen uit de verschillende generaties vinden elkaar maar merkwaardig, vreemd en vooral heel anders dan zichzelf. Het helpt enorm om je te verdiepen in de kwaliteiten van andere generaties. Ga samen met een generatie aan de slag om een gebruiksaanwijzing te maken; waardoor raken zij gemotiveerd, waar knappen ze op af, met welke generatie vinden zij het lastig samenwerken en bij welk generatie vinden ze wél makkelijker aansluiting? Omarm de verschillen tussen generaties. Maak er geen appelmoes van, maar zoek naar ieders kwaliteiten zodat je een fruitbowl creëert.’

Leer van elkaar, niet over elkaar

‘Uit mijn onderzoek blijkt dat 80 tot 90 procent van de mensen zich thuis voelt in zijn eigen generatie en daarmee bedoel ik niet per se een van de bestaande indelingen, maar vooral leeftijdsgenoten. Mensen waarmee je historische momenten hebt meegemaakt tussen de twaalf en de achttien. Dit zijn de jaren dat je wordt gevormd op het gebied van cultuur, muziek, mode. Deze achtergrond maakt ook dat mensen collega’s uit een andere generatie anders vinden. Zo merk ik dat bijvoorbeeld de jongere generatie graag van mij wil weten hoe ze de oudere generatie op de werkvloer kunnen aansturen. En de oudere generatie vraagt vaak of ik even een presentatie over de jeugd wil komen geven. Maar het gaat juist om samenwerken, om het vraagstuk sámen te onderzoeken en zo te leren van elkaar.’

Carrière vs. lifestyle

‘Een belangrijke generatiekloof op het gebied van samenwerken is dat mensen van rond de dertig en daarboven hun carrière heel belangrijk vinden. Ze zijn van oudsher gewend om daar de rest van hun leven omheen te plannen. Terwijl jongere mensen veel meer een lifestyle aanhangen waar dat werk in moet passen. Zij vinden het belangrijk om veel te reizen, maatschappelijk betekenis te hebben, tijd te maken voor vrienden en een relatie en hun werk moet daarin passen en niet andersom.’

Samenwerken tussen generaties

‘Jongeren zijn tegenwoordig meer op zichzelf gericht. Dat wordt nog wel eens uitgelegd als egocentrisch, maar het zorgt ervoor dat jongeren goed voor zichzelf zorgen en vaak ook voor anderen. Het belangrijkste dat organisaties kunnen doen is onderzoeken waar de interesse en motivatie van de verschillende generaties liggen en hoe ze dat kunnen inzetten. Helemaal nu we meer thuiswerken is het belangrijk om verschillende generaties goed te laten samenwerken. Dat vergt begrip van alle partijen. Want iedere generatie heeft ook zijn eigen manier van leidinggeven, en van omgaan met conflicten. Zorg dat je – sámen met je werknemers – inzicht krijgt in hoe je de samenwerking tussen de verschillende generaties in je bedrijf optimaal kunt faciliteren.’

Maak het persoonlijk

‘Feitelijk zijn de babyboomers de ouders van generatie Y, en generatie X die van generatie Z. Ik zeg dan ook altijd; kijk eens naar hoe liefdevol je je eigen kinderen opvoedt, begrijpt en coacht, terwijl het op kantoor ineens hiërarchisch moet. Maar dat het eigenlijk collega’s zijn in de leeftijd van jouw kinderen. Als je persoonlijk met je collega’s verbindt, doen mensen meer voor je. Probeer mensen zo persoonlijk mogelijk te benaderen. Dat geldt voor iedere generatie. En leer van elkaar. Waar veel bedrijven al een senior werknemer aan een junior koppelen als mentor of coach, kun je dat op bijvoorbeeld tech-gebied ook andersom doen. De jongste generatie is digital native en kan de oudere generaties veel leren over bijvoorbeeld Prezi of Powerpointpresentaties, filmpjes en andere technologische ontwikkelingen. Daarmee verdienen de generaties elkaars respect en komen ze op een positieve manier in samenwerking.’

Verbind macht en liefde

‘Wanneer je dan ook nog een manager hebt die probeert macht en liefde te verbinden, dan is dat een waardevolle toevoeging voor een betere samenwerking. Zo’n leider biedt enerzijds kaders en visie, maar verbindt die met liefde, empathie en luisterend vermogen. Dit verbindend leiderschap is cruciaal om verschillende generaties succesvol te laten samenwerken. Een mooi advies voor zowel leiders als werknemers is – en dat geldt helemaal in de huidige coronacrisis: “Blijf op afstand, maar kom dichtbij”.’

Marc van Veldhoven

‘Vooral kenniswerkers lopen het risico over hun grenzen heen te gaan’

‘Hoewel Nederland voorheen al een van de koplopers was in Europa op het gebied van thuiswerken, is de huidige situatie voor veel organisaties toch nieuw. Onbedoeld heeft de coronacrisis ons in een wereldwijd sociaal experiment gestort en organisaties voor de uitdaging gesteld om samenwerken op afstand in goede banen te leiden. We zien nu dat veel organisaties voornemens zijn het werken op afstand te behouden in de toekomst, dus is het belangrijk om te bekijken hoe je dat nu goed inricht. Zodat medewerkers niet alleen technologisch in staat worden gesteld om op afstand te werken, maar ook op een manier die past bij hun gezondheid en welbevinden.’

Investeer in samenwerkingsmiddelen

‘Het is belangrijk voor organisaties om goed te kijken naar wat ze onder samenwerken verstaan. Gaat het dan om een afdeling met mensen die allemaal onder dezelfde leidinggevende vallen en ongeveer hetzelfde doen? Of om een groep mensen die elkaar moeten aanvullen om iets te maken of op te leveren? Vooral voor die laatste groep is het cruciaal om te investeren in middelen om coördinatie op afstand te faciliteren in de nieuwe online situatie. In het begin kunnen groepen nog wel op routine doorwerken, maar wanneer thuiswerken inderdaad blijvend is, loont het om te bekijken wat dit soort teams nodig heeft om goed te kunnen presteren.’

Druk ligt bij het middenkader

‘Dat brengt me automatisch bij de groep waar nu qua samenwerken de meeste aandacht voor nodig is: het middenkader. Deze leidinggevenden moeten hun werk ineens heel anders gaan doen. Voor veel van dit soort managers was thuiswerken toch al een lastig dossier, omdat ze graag zo dicht mogelijk op hun mensen zitten. Voor die mensen is de huidige situatie heel lastig. Als organisatie moet je je pappenheimers kennen en weten of je managers met deze uitdaging om kunnen gaan of dat extra aandacht nodig is om het sturen op afstand handen en voeten te geven.’

Misvattingen ontstaan sneller

‘De nieuwe situatie waarbij veel bedrijven langdurig op afstand zullen blijven werken, is een uitdaging. Er zijn twee componenten die het extra lastig kunnen maken. Ten eerste is dat de bedrijfscultuur. Was dat altijd al een beetje los zand, dan wordt het nu helemaal een uitdaging om mensen gemotiveerd en betrokken te krijgen bij elkaar, het werk en de organisatiedoelen. Ten tweede, het is het heel lastig om conflicten op afstand op te lossen. Wanneer je dagelijks fysiek bij elkaar komt, kun je iemand niet blijven ontlopen. Dat is virtueel een stuk makkelijker. Bovendien zie je in het echte leven veel meer non-verbale communicatiesignalen dan online. Bij één-op-één communicatie is het nog te doen, maar wanneer het gaat om vergaderingen in grote groepen waar een conflict sluimert, kunnen al gauw misvattingen ontstaan, en is het lastig om de situatie te overzien.’

Eerder over grenzen heen

‘Tijdens de lockdown hebben we samen met Veldhoen + Company onderzoek gedaan naar de effecten van thuiswerken. De belangrijkste conclusie is dat thuiswerken meer positief dan negatief werd ervaren, maar daarbij wil ik gelijk de kanttekening maken dat we ook heel duidelijke verschillen zagen. De ene werknemer vindt het prettig en makkelijk om thuis zijn eigen tijd in te kunnen delen, terwijl een ander dat lastig vindt. Het risico voor die laatste groep mensen is dat ze het werk niet meer kunnen loslaten. Waar werkgevers vaak huiverig waren voor thuiswerken, omdat men bang was dat werknemers de kantjes eraf zouden lopen, blijkt nu dat dit helemaal niet zo is. Zeker bij kenniswerkers zie je dat ze gemotiveerd zijn, het graag goed willen doen en daarom eerder het risico lopen om over hun grenzen te gaan dan om hun werkgever tekort te doen.’

Zie het individu

‘Dit zijn allemaal uitdagingen van deze tijd. Daar kun en moet je als organisatie over nadenken. Natuurlijk is algemeen beleid op het gebied van op afstand samenwerken onmisbaar, maar zorg dat je ook het individu ziet. De medewerkers met kleine kinderen, of zorg voor zieke familieleden. Zij zullen waarschijnlijk meer moeite hebben met de aanpassingen die deze nieuwe manier van werken vergt. Bovendien vergt thuiswerken veel zelfregulatie. Ook dat is niet iets dat iedereen standaard kan en waar je als bedrijf je werknemers bij moet helpen. En dan is er nog de kwestie van de thuiswerkplek. Wat heeft een werknemer thuis aan werkmiddelen nodig en wie gaat dat betalen? Als werkgever ben je verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden voor je werknemers.’

Van de werkvloer: ‘Het sociale aspect blijft de belangrijkste uitdaging’

Willem Loggen is Manager Change en ICT bij financieel dienstverlener voor de medische sector, VvAA. De coronacrisis heeft de transitie naar een nieuw digitaal platform versneld. ‘We hadden al werkplekken die plaats- en device-onafhankelijk waren, dus op het moment dat het kabinet in maart de lockdown aankondigde, konden we al onze werknemers snel faciliteren zonder kunst- of vliegwerk. We zitten nu middenin de transitie van KPN Online op basis van Citrix naar de KPN Werkplek op basis van Microsoft Azure. Collega’s werken nu al goed samen, maar met de komst van nieuwere systemen, technologie en versies, zullen ze merken dat zaken sneller en eenvoudiger worden.

Ik verwacht dat het thuiswerken onderdeel blijft van de nieuwe manier van werken. We hebben het aantal werkplekken in ons pand in Papendorp teruggebracht tot een derde, dus in de toekomst kúnnen we niet eens meer met z’n allen naar kantoor komen. De belangrijkste uitdaging die ik zie op het gebied van samenwerking – en daarin staan we als VvAA niet alleen – is de behoefte van mensen om elkaar fysiek te zien. De dynamiek en energie die daarbij komt kijken, kun je thuis achter je beeldscherm niet bereiken. Ondanks dat je alles digitaal kunt faciliteren, blijft het omgaan met het menselijke en sociale aspect de belangrijkste uitdaging voor ons.’

4. De bewijsvoering

Het echte samenwerken in het nieuwe normaal verschuift steeds meer naar online. Ook als de coronacrisis straks voorgoed achter de rug is. Het kantoor wordt zodoende meer en meer een ontmoetingsplek. Digitale tools gaan dan ook een nóg belangrijkere rol spelen in de manier waarop collega's met elkaar samenwerken.

Hans van der Meer is marketing manager bij Microsoft en houdt zich daar vooral bezig met Office365. Hij wijst er in de laatste aflevering van de podcastserie KPN Digital Heroes op dat deze tools lang niet altijd goed gebruikt worden. Medewerkers die een videocall beleggen via Microsoft Teams en vervolgens documenten delen via de mail, om maar eens een voorbeeld te noemen. Volgens Ludy Bronsema, Portfolio Strategist Digital Workspace bij KPN, doen bedrijven er verstandig aan om juist nu extra geld en tijd te investeren in online samenwerken. Dat kan onder meer door in het bedrijf digitale frontrunners aan te wijzen die het goede voorbeeld geven.

Benieuwd naar deze podcast? Je luistert hem hieronder.