Dat we als gevolg van corona ook straks vooral vanuit huis werken, gaat er bij Jaco van der Schoor niet in. Als oprichter van Mensen in Bedrijf, een advies- en trainingsbureau gespecialiseerd in samenwerking en teamontwikkeling, en auteur van boeken over samenwerking in teams weet hij als geen ander hoe mensen samenwerken. ‘Werk is toch lastig te organiseren wanneer de ene helft van de medewerkers thuis zit, en de rest op kantoor. Medewerkers willen hun collega’s bovendien graag fysiek ontmoeten. En dus zie ik dat bedrijven medewerkers weer vaker naar kantoor laten komen. Onder het motto: ‘Werken doe je thuis, samenwerken op kantoor.’ Dat zou wel eens het nieuwe normaal kunnen zijn.’

De activiteit bepaalt de locatie

‘Werk is niet langer een plaats waar je heen gaat, het is een activiteit die je op verschillende plaatsen kunt uitvoeren’, zegt Cathy Geerts, CHRO van hr-dienstverlener SD Worx. ‘De activiteit bepaalt voortaan de locatie. En dat is wezenlijk anders dan voorheen.’ Het kantoor wordt ook volgens Geerts veel meer een ontmoetingsplaats. ‘Het is een uitstekende locatie om elkaar informeel te treffen, te brainstormen en bijvoorbeeld nieuwe medewerkers te onboarden. Geconcentreerd werk doen de meeste mensen waarschijnlijk het liefst thuis. We schatten in dat zestig procent van het werk op kantoor plaatsvindt, en veertig procent thuis.’

‘Werk is niet langer een plaats waar je heen gaat, het is een activiteit die je op verschillende plaatsen kunt uitvoeren’

De 5 coronalessen van SD Worx

Wat zijn de lessen die we hebben geleerd na een jaar aan lockdowns, thuiswerken en andere maatregelen? SD Worx selecteerde 5 belangrijke inzichten, zodat jouw organisatie voorbereid is op de toekomst.

1. Thuiswerken is here to stay

2. Kantoor krijgt een andere functie

3. Technologie is onmisbaar

4. Houd grip op het welzijn van je medewerkers

5. Door flexibel te zijn sta je sterker

Download hier de complete whitepaper.

Goede werkafspraken

De grote vraag waar veel hr-afdelingen nu mee kampen, is hoe bedrijven het hybride werken in goede banen kunnen leiden. Van der Schoor: ‘Je moet met elkaar nieuwe spelregels afspreken. Je kan het beste een gezamenlijkheidskalender opstellen waarin duidelijk staat aangegeven wat er op kantoor gebeurt en wat niet. Maar ook: hoe bereikbaar moeten de teamleden zijn? Zijn ze vrij om hun werkdag naar eigen inzicht in te delen? Zetten we wel of niet de camera aan tijdens virtuele bijeenkomsten? Wat zijn de thuiswerk- en wat de kantoordagen? Al dit soort zaken moet voor iedereen duidelijk zijn, wil het werken.’

Teams bepalen

Geerts beaamt dit. ‘We willen als bedrijf niet bepalen wanneer mensen naar kantoor moeten komen. Dat laten we aan de teams zelf over. Maar dát er werkafspraken moeten worden gemaakt, is duidelijk. Medewerkers moeten daarnaast weten waar ze met hun team heengaan, hoe deze richting gerelateerd is aan de strategie van de onderneming en wat hun rol daarbinnen is. Dit alles was altijd al belangrijk omdat we ook voor corona een outputgedreven cultuur kenden met een grote mate van autonomie voor de medewerkers. Maar nu teamleden niet altijd meer fysiek bij elkaar zitten, is dit soort afspraken nóg belangrijker.’

Teugels laten vieren

Voor leidinggevenden betekent dit dat ze micromanagement moeten loslaten, maar wél sterker moeten inzetten op afspraken. Geerts: ‘Het is aan leidinggevenden om hier heel helder en strak op te sturen. De kaders moeten duidelijker dan ooit zijn. Tegelijkertijd moeten ze ook de teugels laten vieren als het gaat om controle over het hoe.’

Van der Schoor: ‘Leiders moeten oppassen dat ze een team op afstand niet benaderen als een beginnend team dat nog behoorlijk veel sturing nodig heeft. Een leider kan een team op afstand het best voldoende ruimte geven om zich als team te kunnen ontwikkelen. Ze moeten erop durven vertrouwen dat medewerkers zelf de juiste keuzes maken.’

‘Leiders moeten oppassen dat ze een team op afstand niet benaderen als een beginnend team dat nog behoorlijk veel sturing nodig heeft’

Mentaal welbevinden

Een uitdaging voor leidinggevenden is ook om het welbevinden van medewerkers te monitoren. ‘Niet alleen het fysiek, maar ook het mentaal welbevinden’, benadrukt Geerts. ‘Sommige mensen voelen zich tijdens het thuiswerken geïsoleerd, anderen hebben nooit rust omdat ze huisgenoten hebben. Ook hebben medewerkers de neiging om thuis te lang door te werken. En omdat mensen niet op kantoor verschijnen waar collega’s hen in de gang kunnen vragen of alles wel goed gaat thuis, is het voor zowel collega’s als leidinggevenden moeilijk om te weten hoe het echt met de ander gaat. Medewerkers kunnen zich daar duidelijk over uitspreken tijdens een virtuele meeting, maar dat is niet voor iedereen even makkelijk.’

Technologie als voorwaarde

Een andere voorwaarde om hybride werken succesvol te laten zijn is optimale technologische ondersteuning. ‘We investeren daar veel in’, legt Geerts uit. ‘Aangezien samenwerken vooral op kantoor plaatsvindt, willen we er alles aan doen om een virtuele vergadering zo volwaardig mogelijk te laten zijn. We hebben goeie camera’s opgehangen in de ontmoetingsruimtes, audioapparatuur aangebracht die achtergrondgeluiden dempt en digitale whiteboards neergezet. Zo worden teammeetings steeds echter. Dat helpt de samenwerking.’

Samenwerkingstool

Een bedrijf dat een tool heeft ontwikkeld die juist ook in deze tijd kan helpen om beter op afstand met elkaar samen te werken, is Protime. Het bedrijf heeft vijftig medewerkers in Nederland en driehonderd in België en werd in 2020 voor de zesde keer uitgeroepen tot Great Place to Work. ‘Met onze tool kunnen medewerkers aangeven wat ze doen met hun tijd’, zegt directeur Lucas Polman. ‘Zo is het bijvoorbeeld voor collega’s duidelijk wanneer een medewerker op kantoor zit, of deze thuis aan het werk is, of wanneer deze met vakantie of verlof is. Ook kan de software een rapportage opleveren waaruit bijvoorbeeld blijkt hoeveel uren de medewerker in kwestie heeft gewerkt tijdens een week waardoor het makkelijker wordt om de eigen grenzen te bewaken.’

‘We hebben de regel dat virtuele vergaderingen heel kort duren en teammeetings altijd “live” op kantoor plaatsvinden’

Cultuur versterken op afstand

Protime is ook zelf druk bezig om hybride werken door te voeren in de organisatie. ‘We hebben een sterke open bedrijfscultuur die initiatieven van medewerkers stimuleert. Die cultuur willen we graag verder versterken ondanks het feit dat thuiswerken sinds kort de norm is bij ons.’ Goede afspraken zijn dan ook belangrijk. Polman luistert daarbij naar wat medewerkers zelf willen. ‘Zo geven ze aan af en toe “non-screen meetings” te houden door bijvoorbeeld even met elkaar te bellen. Dat kun je zonder laptop al wandelend doen. Dan kun je even achter je scherm weg en wat frisse lucht opsnuiven. Maar ook hebben we de regel dat virtuele vergaderingen heel kort duren en teammeetings altijd “live” op kantoor plaatsvinden. Ieder teamlid is daar dan aanwezig zodat niet de helft op kantoor en de helft vanuit huis inlogt.’

Aparte dynamiek

Volgens Van der Schoor is het inderdaad zaak dit laatste te voorkomen. ‘Het is geen goed idee dat tijdens meetings een deel van de medewerkers fysiek en een deel virtueel aanwezig is. ‘Dat werkt niet’, zegt hij. ‘De groep die fysiek met elkaar aan tafel zit kan namelijk ook non-verbaal met elkaar communiceren. Daar ontstaat een aparte dynamiek. Bovendien kunnen ze elkaar na afloop van de meeting nog spreken in de wandelgangen of bij de koffieautomaat. Zij leggen daarmee informele contacten en verbinden zich met elkaar. Zodoende ontstaat er een scheiding in het team.’

‘Het is geen goed idee dat tijdens meetings een deel van de medewerkers fysiek en een deel virtueel aanwezig is’

Tools die hybride werken makkelijker en leuker maken

Yammer, Staffbase en Slack. Sociale intranetten voor het plaatsen van korte berichten. Samenwerken, communiceren en kennisdelen wordt hierdoor makkelijker.

Miro en Mural. Twee visuele samenwerkingstools in de vorm van een digitaal whiteboard.

Teams, Webex, Zoom. Tools voor webconferencing en online samenwerken.

Teamviewer. Met Teamviewer kun je computers en mobiele apparaten op afstand beheren en besturen. Dit maakt het makkelijk om toegang, beheer en hulp op afstand te regelen.

Sharepoint, dropbox, onedrive. Voor het opslaan, delen van en samenwerken aan bestanden.

De ‘waarom’ vraag

Voor hr ligt de taak weggelegd om te bespreken waaróm de organisatie hybride wil werken. Van der Schoor: ‘Wat is het belang ervan? Gaat het vooral om kostenbesparingen? Gaat het over arbeidsproductiviteit? Het welzijn van medewerkers? Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt? Het is belangrijk het ‘waarom’ helder te krijgen omdat daarmee ook meteen duidelijk is waar de nadruk op moet komen te liggen bij het vormgeven van hybride werken in de organisatie.’

Nieuwe grenzen stellen

Van der Schoor verwacht overigens dat de beleving en acceptatie van thuiswerken nog wel wat zal verschuiven. ‘Tijdens de lockdown hadden we geen keus. We moesten wel thuiswerken. En dus accepteerden we het ook als een medewerker even de hond tussendoor moest uitlaten of dat er af en toe kinderen door het scherm heen renden. Maar nu wordt thuiswerken meer een keuze en worden we ook strenger op de manier waarop we dit vormgeven. We moeten dus nieuwe grenzen stellen voor omgangsvormen op dit gebied.’

‘We hoeven managers er niet meer van te overtuigen dat thuiswerken een goede zaak is’

Eén voordeel heeft de coronacrisis in ieder geval definitief opgeleverd. Geerts: ‘We hoeven managers er niet meer van te overtuigen dat thuiswerken een goede zaak is en dat medewerkers thuis net zo productief zijn als op kantoor. Dat wantrouwen is nu voorgoed verdwenen.’

Europa werkt het liefst gewoon op kantoor

Uit het internationale SD Worx onderzoek ‘A worker’s journey’ (2021), waarbij medewerkers in Nederland, België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland werden ondervraagd, blijkt dat maar liefst 44% aangeeft niet van plan te zijn om na de coronacrisis ooit thuis te werken. 7% geeft aan om straks dagelijks vanuit huis te willen werken, 16% een paar dagen per week en 10% eens per week.

Productiviteit is wel gestegen zeggen werknemers

Wat ook blijkt uit het internationale SD Worx onderzoek ‘A worker’s journey’ (2021) is dat werknemers aangeven dat hun productiviteit wel is gestegen. Niet alleen in Nederland, maar ook in België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland. In het Verenigd Koninkrijk zegt maar liefst 27,8% van de ondervraagden dat zij veel productiever zijn vanuit huis.